بجانب الوظائف التي يقوم بها إداريو الجمعية، فقد تُكوِّن الجمعية لجانًا للقيام بمهام أخرى. ولأغلبية الجمعيات نوعان من هذه اللجان: اللجان الدائمة وتقوم بالأعمال الجارية باستمرار، فيما يختص بالعضوية، والنواحي المالية. ويتم تكوينها بعد الانتخابات. وتستمر في عملها طوال السنة. واللجان الخاصة، وقد يتم تكوينها في أي وقت، لتولي مهام محددة، وتنتهي بانتهائها من الغرض الذي أنشئت من أجله.
عقد الاجتماعات
تبدأ اجتماعات العمل، عادةً، عندما ينادي الرئيس على الأعضاء بالتزام النظام، وعندما يكتمل النصاب، والنصاب هو أدنى عدد من الأعضاء، الذين يجب أن يكونوا حاضرين حتى تشرع الجمعية في عملها. في كثير من الجمعيات، لا يكتمل النصاب إلا بحضور أغلبية الأعضاء. غير أنه، يجوز أن يحدد دستور الجمعية أي عدد من مجمل الأعضاء، ليشكل النصاب المطلوب.
جدول الأعمال. يشتمل جدول الأعمال عادة على سلسلة من الخطوات: 1- الدعوة لالتزام النظام في الوقت المحدد لبدء الاجتماع، مع اكتمال النصاب من الحضور. 2- قراءة وتصحيح محضر الاجتماع السابق والموافقة عليه. 3- تقارير الموظفين. 4- تقارير اللجان. 5- مراجعة المواضيع التي لم تنجز في الاجتماعات السابقة 6- النظر في الموضوعات الجديدة المطروحة. 7- البيانات التي لا تتطلب إجراءات رسمية. 8- رفع الاجتماع.
يطلب الأعضاء أحيانًا، تخصيص اجتماع لموضوع بعينه، فيدرج في جدول الأعمال. وبعد إجازته، يعمل به بدلًا من جدول الأعمال العادي.
محضر الجلسة. ينبغي لمحضر الجلسة الذي يُعدّه السكرتير، أن يكون سجلًا دقيقًا لكل قرارات الجمعية. وفي بداية كل اجتماع، يقرأ السكرتير محضر جلسة الاجتماع السابق، حتى يتذكر الأعضاء القرارات التي اتخذت. ومحاضر جلسة الاجتماعات لا تلخص المداولات، لكنها تبين ما اقترح من إجراءات، وما أقرته الجمعية بشأن كل منها.