عندما ترغب مجموعة من الناس في إنشاء جمعية أو منظمة ما، تعقد أولًا اجتماعًا لمن يريدون الانضمام إليها. وبذلك تكون الجمعية قد أُنشئت بصفة مؤقتة. ثم تختار الجمعية رئيسًا وأمينًا عامًا (سكرتير) يحفظ سجلات ومداولات الجمعية.
الدستور. قبل أن تكتسب المنظمة شكلها الرسمي، ينبغي أن تضع دستورها، أو أحكام عملها. وتعتمد كثير من الجمعيات في الوقت الحاضر وثيقة واحدة، تحدد أغراض وطريقة عمل الجمعية تُسمى الدستور. وقد تختار الجمعية لجنة من أعضائها لوضع هذا الدستور. وبعد أن تجيز أغلبية أعضاء الجمعية الدستور، يصبح نافذًا. ويجوز تعديله بطريقة المناقشة والاقتراع. ويشتمل الدستور عادة على الأبواب التالية:
1-اسم المنظمة. 2-هدف المنظمة أو الغرض من تكوينها. 3- العضوية. 4- هيئة إدارة الجمعية أو المنظمة. 5- اجتماعات الجمعية. 6- اللجان الفرعية ومهامها. 7- النصاب المقرر لعقد الاجتماعات العادية والخاصة. 8- طريقة تعديل الدستور.
تتم إجازة أول دستور بالأغلبية المحدودة فقط. ثم يصبح الدستور نافذًا. ويُزود كل عضو بنسخة منه، بالإضافة إلى الوثائق الأخرى، المتعلقة بالجمعية.
الوظائف الأساسية. من المهم أن يكون لأية مجموعة منظمة رئيس، وأمين عام، وأمين للصندوق، إذا كان على الأعضاء دفع اشتراكات. وفي بعض الأحيان يتولى شخص واحد وظيفتي الأمين العام، وأمين الصندوق.
تحتاج كثير من الجمعيات ـ خاصة تلك التي تقوم بأنشطة واسعة ـ إلى وظائف إضافية مثل نائب للرئيس، وأمين للوقائع والسجلات، وأمين للمراسلات، وأمين لشؤون الأعضاء، وأمين لشؤون النشر والصحافة.
الاختيار للوظائف. تختار كثير من الجمعيات هيئة إدارتها بالانتخاب، وبطريقة يحددها دستور الجمعية.