ويتم إعداد الميزانية في ثلاث خطوات رئيسية هي: 1ـ تقدير الدخل 2ـ تقدير النفقات 3ـ الاحتفاظ بسجلات مالية.
تقدير الدخل. هو الخطوة الأولى لإعداد الميزانية، ويجب أن توضح الميزانية مقدار المال المتاح بعد خصم كل الاستقطاعات من الراتب. ومثل هذه الاستقطاعات قد تشمل ضرائب الدخل، وضرائب الضمان الاجتماعي ومساهمات التقاعد. وتقدير الدخل سهل، إذا كان لايشمل غير الراتب المنتظم فقط. إلا أن دخل الأعمال الخاصة، أو المهن أو الدخل الذي يعتمد على عدد ساعات العمل، قد يتغير باستمرار. ففي هذه الحالة يتم تقدير الدخل على أساس حجم العمل، أو عدد ساعات العمل التي أنُجزت خلال فترة سابقة.
تقدير النفقات. بعض النفقات الرئيسية المحددة تبقى كما هي شهرًا بعد شهر. وتشمل الإيجار أو أقساط الرهن وتكاليف التعليم، ورسوم التأمين والأقساط الشهرية. فمثل هذه المدفوعات يجب وضع أموالها جانبًا أولًا. وتختلف العديد من النفقات الضرورية الأخرى، كالملابس والطعام والترويح والنقل من شهر لآخر، ولكن يمكن تقديرها إلى حد ما.
يختلف نمط الإنفاق من قطر لقطر ومن شخص لآخر، كما يختلف من أسرة لأسرة. وتؤثر بعض العوامل كالعمر، وحجم الأسرة، والدخل والأذواق الشخصية في إنفاق الفرد. وبعض الناس يوفر لتعليم أبنائه، وبعضهم يوفِّر بعض المال لشراء منزل أو سيارة. أما الأسرة ذات الدخل المنخفض، فقد تضطر لإنفاق كل دخلها على الطعام والملابس والمأوى.
ولتقدير الإنفاق، لابد من تحليل احتياجات الفرد وتحديد أولوياته. فمثلًا، يمكن أن تقرر الأسرة تخفيض إنفاقها على الملابس لمدة عام، لكي تستطيع السفر في إجازتها.
ويمكن أن تشمل ميزانية الفرد أو الأسرة خطة للتوفير. فقد تخطط أسرة لتوفير قدر معين من المال، لتستخدمه في أمر طارئ كالمرض أو الصيانة غير المتوقعة. فالميزانية لابد أن تحتوي على فائض يمكن استخدامه في الإنفاق غير المتوقع.