تساعد الميزانية الناس على العيش في حدود دخل معين. وقد ينفق الناس أكثر من دخلهم في سنة ما باقتراض بعض المال، أو بشراء بعض الحاجيات بالدفع الآجل (بالأقساط) . ولكن عاجلًا أم آجلًا لابد لهم من سداد أقساط السُّلف، أو سداد قيمة ما اشتروه بالأقساط. ولهذا لابد من تخفيض الإنفاق المتاح للأغراض الأخرى، خلال فترة سداد المستحق عليهم من أقساط.
الاحتفاظ بالسجلات المالية. أغلب الناس الذين لديهم ميزانية، يحتفظون بسجل مكتوب لخطتهم، كما أنهم يسجِّلون إنفاقهم الفعلي على الحاجات المختلفة خلال فترة الميزانية. ومثل هذا السجل للإنفاق الفعلي المعتاد يساعد على تخطيط الميزانيات المستقبلية وتجنب الإنفاق غير المخطط.
ميزانيات القطاع الخاص
تساعد الميزانية الشركة للسيطرة على تكاليفها بصورة فعَّالة. فهي توضح الأرباح المتوقعة من مختلف نشاطات المنشأة. كما أنها تساعد الإدارة على معرفة أي المشروعات أكثر أهمية لنمو المنشأة.
والشركة الصغيرة الحجم، قد يكون لديها موظف واحد لإعداد ميزانيتها. أما الشركة الكبيرة، فقد يكون لديها قسم كامل للميزانية به هيئة من الموظفين يعملون دوامًا كاملًا. ويدير هذا القسم إداري عالي الرتبة يسمى المدير المالي أو المراقب أو أمين الخزينة. انظر: المحاسبة.
تُعدُّ أغلب الشركات نوعين من أنواع الميزانية هما؛ ميزانية رأس المال والميزانية العامة للتشغيل.
الميزانية العامة للتشغيل. تلخص كل خطط الشركة المالية (وهي مبنية على ميزانيات الأقسام الخاصة) وتُعدُّ معظم الشركات ميزانية تشغيل عامة سنوية، ولكن بعضها يحتفظ بميزانية شهرية أو ربع سنوية. وقد تُعدُّ كل من أقسام الدعاية والإنتاج والأبحاث والمبيعات ميزانيتها الخاصة بها. ثم يقوم قسم الميزانية بدمج كل هذه الميزانيات في ميزانية واحدة، بعد إجراء أي تعديلات ضرورية.