كما تعرف كذلك أنها:"مجموعة معطيات منظمة بهدف إصدار أو إيصال رسالة غالبا ما تكون في شكل ملموس (مصورة، مكتوبة) أو شفهية [ ... ] طريقة تنظيم هذه المعطيات تكون طبقا لرغبة المستقبل لها فالمعلومة إذن تحدث نظرة جديدة (وجهة نظر) تجاه الأحداث والأشياء الملموسة وغير الملموسة". [1]

كما هناك من يذهب أكثر في التفصيل فيعرفها"المعلومة هي البيانات المنظمة و المعروضة بشكل يجعلها ذات معنى للشخص الذي يستلمها، ولذلك فإن للمعلومات قيمة حقيقية للمستخدم، وتقدم إضافة للمعرفة الموجودة لديه حول ظاهرة أو حدث أو مجال معين فالمعلومة تخبر المستخدم بشيء ما لا يعرفه أولا يمكن توقعه". [2]

2 -الفرق بين المعلومة والبيانات: إن الملاحظ من التعاريف السابقة أنها تركز على مصطلح آخر عادة ما يستعمله البعض أو الكثير كمرادف لمصطلح المعلومة ألا وهو مصطلح المعطيات فماذا يقصد به وعلاقته بالمعلومة؟ ثم ما هي الفروقات الجوهرية بين المعلومات والبيانات؟

إن المعطيات هي"قيم تم الحصول عليها نتيجة الملاحظة أو القياس بواسطة وسيلة طبيعية أو اصطناعية، هذه القيم قد تكون نوعية أو كمية". [3]

فالمعطيات إذن عبارة عن حقائق والأفكار التي تجمع وتخزن في شكل خام، فهي لا تعطي معنى كبيرًا أو تأملًا ما، ولكي يكون لها معنى يجب أن تحول (تعالج) حتى توصل إلى معرفة أو نتائج. إذن فالعلاقة بين المعلومات والمعطيات بمثابة العلاقة بين المواد الأولية والمنتج النهائي بمعنى آخر أن نظام المعلومات يعمل على تحويل المعطيات إلى معلومات على النحو التالي:

فمفهوم المعلومة متعلق بالمستقبل لها، فمعلومة لشخص ما قد لا تكون بنفس الدرجة لآخر (قيمتها) ، أما المعطيات فهي مجموعة رموز تعبر عن كميات، تواريخ، أسماء ... الخ والتي تصف لنا حركات أو أشياء. ومعطيات نظام المعلومات قد تكون حروف، أرقام، رموز مثلا: *،££،$$ ... الخ

و الجدول التالي يوضح أهم الفروقات بين المصطلحين:

الجدول (II/5) : يوضح الفرق بين المعطيات والمعلومات

(2) 3: محمد نور برهان و غازي إبراهيم رحو، مرجع سبق ذكره، ص 24.