وصيانة المنتجات والخدمات من الضروري أن يكون الاستثمار فيها ذو عائد اقتصادي، وبينما هناك ضرورة للتعرف على تكلفة وعوائد هيكل نظم المعلومات في التنظيم فمن الضروري ملاحظة تكلفة التغير في النواحي التنظيمية المصاحبة لإدخال نظم المعومات.

5 -تحدي المسؤولية والرقابة: إن نظم المعلومات تلعب دورًا حيويًا في حياة المنظمات وبالتالي لابد أن تؤخذ الخطوات الضرورية للتأكد من صحتها ومدى الاعتماد عليها، وضمان سريتها، ولقد ثبت أن النظم التي لا تؤدي الغرض منها تمثل كارثة على أي تنظيم.

المطلب الثالث: نظم المعلومات الوظيفية

إن أنظمة المعلومات هي وليدة تلاقي كل من نظرية التنظيم وتكنولوجيا المعلومات وفي مقدمتها أنظمة الكمبيوتر (أنظمة برامج ومكونات) ، والعلوم السلوكية، وبحوث العمليات، والأساليب الكمية وتطبيقاتها في ميدان الأعمال. [1]

ونتيجة للتطور التكنولوجي في التجهيزات والبرمجيات تطورت تطبيقات نظم المعلومات المحوسبة باتجاه الاستفادة من البيانات التي يتم إلتقاطها وتجميعها بواسطة نظم معالجة العمليات واستخدامها لإنتاج مجموعة واسعة من التقارير الإدارية التي يمكن (بواسطتها) أن تساعد المديرين في عمليات الضبط والرقابة الإدارية، وظهرت نتيجة لذلك نظم معلومات للأفراد (موارد بشرية) ، الإنتاج، التسويق، المالية، وغيرها، ولقد أطلق على هذه النظم نظم المعلومات الإدارية ونظم المعلومات الوظيفية ونظم التقارير الإدارية. [2]

إن وظيفة هذه النظم هي تزويد مختلف مصالح التنظيم بالمعلومات المناسبة، لكن هذا لا يعني أن هذه النظم تعمل متفرقة ولكن بالعكس من ذلك فحتى يؤتي نظام المعلومات ثماره يجب أن تعمل هذه النظم في نسق معين وانسجام تامين والشكل التالي يوضح ذلك:

الشكل (II / 10) : نظم المعلومات الوظيفية

(1) 1: سعد غالب ياسين، نظم المعلومات الإدارية، (دار اليازورى العلمية للنشر و التوزيع، عمان، الأردن، 1998) ، ص 47.

(2) 1: محمد نور برهان و غازي إبرهيم رحو، مرجع سبق ذكر، ص 54.