1.تحديد الغرض من التقويم: من الضروري معرفة غرض التقويم، وما الجهة التي ستقوم باستعمال نتائجه ولأي سبب، والتأكد من أن خطة التقويم الموضوعة تحقق الغرض منه. ينبغي أن تكون أسباب التقويم وغاياته محددة تحديدًا واضحًا قبل البدء بتقويم أي مشروع. فإذا لم يكن الغرض واضحًا، فقد يركز التقويم عندئذ على اهتمامات خاطئة، ويتوصل إلى استنتاجات خاطئة أيضًا، ويقدم توصيات لمستخدمي نتائج التقويم لن تكون مفيدة.

وتتكون الغاية من جزأين يمثلان الإجابة عن تساؤلين مهمين هما:

· ما الذي نريد تقويمه؟

· ما الهدف من التقويم؟

2.تنظيم تدفق المعلومات حول المشروع: بعد تأكيد غرض التقويم يجب معرفة الصورة العامة للمشروع وتفاصيله كهدف للتقويم، من خلال معرفة ماذا حدث بالمشروع، إن مقوّمي المشروع يمكن أن يقرروا بسهولة ما هي أسئلة التقويم المهمة اللازمة لإجراء الدراسة؟ وما نوع البيانات اللازمة؟

3.خطة المشروع: يقارن التقويم بين الوضع الحالي للمشروع مع الخطة الموضوعة، لذلك يتم جمع معلومات حول محتويات الخطة، بصورة رئيسة، وهناك جزءان:

-عناصر المشروع: غرض المشروع، النشاطات، المدخلات.

-هيكلة المشروع (التسلسل المنطقي للعلاقات السببية) : حيث وضعت خطة المشروع بناءً على نظرية التأثيرات المتوقعة التي ستنتج من تنفيذ المشروع.

4.أداء المشروع: يتم جمع المعلومات حول الأداء في المشروع وقت إجراء التقويم.