المصدر: على عبد الهادي مسلم، مذكرات في نظام المعلومات الإدارية، مركز التنمية الإدارية، مصر، 1994.

مبررات نظام المعلومات:

تعددت أسباب اللجوء إلى نظام المعلومات و هذا لمعالجة عدة مشاكل التي تتعرض لها المؤسسة و من أهم هذه المشاكل:

-المشكلة الإدارية.

-تقسيم العمل.

-التقدم التقني و العلمي.

-المنافسة الدولية و المحلية [1] .

1 -المشكلة الإدارية:

إن جوهر المشكلة الإدارية يتمثل في اتخاذ القرارات التي تحدد كيفية توزيع الموارد المحدودة على أوجه استخدام غير المحدود بحيث تأثر العوامل الخارجية التي لا تملك الإدارة السيطرة عليها إلا في حدود التخفيف من آثارها السلبية كما أن تلك القرارات تتخذ في ظروف تتصف بنقص المعلومات و عدم التأكد و صعوبة الرؤيا المستقبلية.

و هذا كله يتطلب نظام معلومات فعال يساعد الإدارة على تقدير الاحتمالات المستقبلية بصورة صحيحة و اتخاذ القرارات السليمة.

2 -تقسيم العمل:

إن تقسيم العمل أدى إلى ظهور ضرورة تبادل المعلومات فالمنظمة تنقسم اليوم إلى العديد من الإدارات المختلفة (المشتريات، الإنتاج، التسويق .. ) و حتى يتم أداء هذه الأنشطة بشكل فعال يجب أن تتم عملية تبادل المعلومات بين هذه الإدارات المختلفة للمنظمة و بالتالي تنشأ الحاجة إلى نظام المعلومات ليؤمن تقديم المعلومات إلى المستويات الإدارية المختلفة في الوقت المناسب و بالشكل الملائم.

3 -التقدم التقني و العلمي:

إن التطورات العلمية و التقنية للإنتاج تجعل عملية الإنتاج أكثر تعقيدا فالمشروعات أصبحت كبيرة الحجم، و تحتاج إلى رؤوس أموال ضخمة (استبدال وسائل التقادم التقني) .

هذه العوامل أدت إلى ازدياد مخاطر القرار بحيث أن أي قرار خاطئ قد يقود إلى خسائر كبيرة لأن الإجراءات الإنتاجية تسير في المنظمات الحديثة بشكل سريع مما جعل عملية إدارة المنظمات الحديثة أكثر تعقيدا، و نحتاج إلى كم هائل من المعلومات التي يجب أن تتدفق بشكل منظم بين المراكز الإدارية المتعددة.

4 -المنافسة الدولية و المحلية:

(1) عبد الرزاق محمد قاسم، نظم المعلومات المحاسبية، دار الثقافة، للنشر و التوزيع، مصر 1998، ص 44.