في ظل تنامي تطور المؤسسات ازدادت أهمية نظام المعلومات فأصبحت طريقة جمع المعلومات و المعرفة تتم بطرق و مواصفات عملية و موضوعية و أصبحت المعلومات موردا استراتيجيا يعتمد عليه متخذ القرارات و تعيد نظم المعلومات اليوم تشكيل قواعد العمل التي قامت عليها المؤسسات في الماضي.

فلا يوجد جانب من جوانب عمل المؤسسة لم يتأثر بتكنولوجيا المعلومات لذلك فقد أصبحت دراسة نظم المعلومات مثل دراسة أي مجال وظيفي آخر كالإنتاج و التسويق ... و التمويل.

كما أصبحت نظم المعلومات جزءا أساسيا من مقومات نجاح المؤسسات الحديثة.

فالمؤسسة تعتبر مركزا لاتخاذ القرارات حتى تتمكن من بلوغ أهدافها و استمرارية بقائها و من ثم فهي تحتاج إلى المعلومات التي تعتبر سندا و دعامة لاتخاذ القرارات و لهذا كان من الضروري أن تتوفر على نظام المعلومات يمدها بمعلومات دقيقة و نافعة و في الوقت المناسب التي تعكس صورة القرارات التي تؤخذ في المؤسسة و اكتسابها نظام المعلومات هذا ما يساعدها على معرفة محيطها الخارجي و تكون قادرة على مواجهة كل التغيرات التي من شأنها أن تحدث في اختلالات تؤدي إلى زوالها من جراء عدم اكتسابها الموقع التنافسي.

تعتبر المعلومات من الحاجات الملحة للإدارة الحديثة حيث تعتبر الأساس الذي تبنى عليه القرارات إضافة إلى دورها الفعال في مجالات أخرى فتكوين فكرة عن موضوع معين.

فنجد المؤسسات تسعى إلى بناء قاعدة للمعلومات يقوم هيكلها حول أهداف تجدد بجلاء التوقعات التي تخص كل مشروع , فالمعلومات تعتبر من أهم الموارد المتاحة في أي مؤسسة و من ثم تقاس قيمتها بطريقة نسبية وفقا لمدى مساهمتها في الإضافة إلى مستوى المعرفة و نلاحظ أن المعلومات تحمل في طياتها عناصر ثلاثية الأبعاد و هي البيانات، المعلومات و المعرفة.

و عادة ما نستخدم هذه المصطلحات كمفردات لوصف شيء واحد على الرغم من الاختلافات الشديدة.

المعلومات:

لقد تعددت التعاريف و اختلفت حول ما هي المعلومات فعرفها GORDON.B.DAVIS

"المعلومات هي البيانات التي تم إعدادها لتصبح في شكل أكثر نفعا للفرد مستقبلها، و التي لها قيمة حقيقية (أو مدركة) لقراراته و لتصرفاته"

و عرفها DHENIN ET FOURNITEL