أصبحت المعلومات في المؤسسات الحديثة مورد اقتصاديا واستراتيجيا يخلق الميزة التنافسية حيث تعتبر المعلومات هي المادة الأولية للوظيفة الإدارية المتمثلة أساسا في اتخاذ القرارات ونتيجة ارتفاع الطلب على المعلومات من حيث كميتها ونوعياتها اقتضى بالضرورة وجود نظام معلومات يسمح بمعالجة وتخزين وإيصال المعلومات، فتوفر نظام معلومات دون مراعاة إنتاجه لمعلومات دقيقة ونافعة في الوقت المناسب سوف يكون عبء وتكلفة إضافية ولن يكون بمثابة المحرك لنمو المؤسسة وضمان بقائها إلا إذا اكتسى طابع الفعالية وتأقلمه مع المحيط التي تتواجد به المؤسسة.
كما أن عملية اتخاذ القرارات غير الفعالة تقضي بزوال المؤسسة لا محال، وهذا ما يفرض على المؤسسة أن تجعل نظام معلوماتها أكثر كفاءة أي أن مخرجات النظام تكون أكثر من مدخلاته وهذا نظرا للتكاليف الناتجة عنه والمنفعة المنتظرة منه.