نظرا لوجود المؤسسة في محيط يتميز بحدة المنافسة ينبغي عليها أن تكون مصغية لكل التطورات و المتغيرات التي تحدث على مستوى المحيط و سلوك المستهلك و هذا لاستغلال الفرص المتاحة و تفادي كل التهديدات المحتملة.

و لهذا فالمؤسسة التي تبني نظام معلوماتها على الإصغاء الخارجي الذي يجمع معلومات كمية و نوعية نافعة للعمل على المدى المتوسط و الطويل، و كذلك يضاف إليه الإصغاء الداخلي لحيازة معلومات تخص تنظيم المؤسسة يكون موقعها التنافسي جيد.

ب-الجمع:

جمع دقيق لكل المعلومات الرسمية مرتبة و متسلسلة و مخزنة بغية استعمالها في حل المشاكل.

ج-التخزين:

هي وظيفة رئيسية للرقابة لأنها تسمح بالمحافظة التاريخية للمعلومات الضرورية لمتابعة التطورات في البيئة.

و يستعمل وسائل تقنية (ملفات ورقية، ملفات تقنية) و كذلك طرق تنظيمية (طرق الترتيب، التخزين على الأرشيف) .

2 -تشغيل و معالجة البيانات:

و هي عملية تحويل البيانات التي سبق جمعها إلى معلومات تفيد مستخدميها في أداء مهامهم.

و هذا عن طريق عمليات إضافية تكون في شكل مصادقة و تصنيف البيانات في مجموعات متجانسة و ترتيبها وفق أسس معينة أما إذا كانت البيانات كمية فيتم اللجوء في هذه الحالة إلى عملية حسابية و مقارنة بين هذه القيم الكمية.

و نتيجة لعمليات المعالجة يتم استخراج معلومات جاهزة لاستعمالها في أماكنها المخصصة لها.

و يمكن أن تتم المعالجة، إما يدويا أو آليا، حيث يتسنى لنا و بشكل مهم عدم الخلط بين تصميم نظام المعلومات و التأليه.

3 -إدارة البيانات: S.G.B.D [1]

و تتكون من ثلاثة مراحل: تخزين و تحديث و استدعاء.

أ-التخزين:

هو وضع البيانات في ملفات أو قواعد بيانات، و تقدم البيانات المخزونة مختلف الأحداث التي تجري بالمؤسسة، تستفيد منها المؤسسة في عمليات التخطيط.