أن تكون ضعيف الاحتمال على مائدة المفاوضات، كما أن قوة الإحتمال تُعد مفيدة أيضا في الدفاع عن اتفاقك، أو في تجاهل النقّاد الذين يجلسون على المقاعد الوثيرة.

وفي الغالب فإنك لن تكسب الكثير في محاولة تبرير ما قمت به عند التفاوض على الاتفاق لأي فرد يريد أن يتصيّد لك خطأً. فالحقيقة هي أنك أنت أعلم فرد بشروط الإتفاق وبنوده. وأما النقاد، فإنهم قلما يدركون السمات الدقيقة والضرورات التي كانت تحتمها عملية المقايضة والتنازلات التي قُدمت من أجل الوصول الى الإتفاق.

قد تواجه ظروفا تضطرك الى الدفاع عما قمت به، ويكون هذا مرجحًا حين يتم تحدّي شروط الإتفاق صراحة في غرفة الاجتماعات، أو حين تخضع هذه الشروط لتساؤلات الرؤساء. ولهذا السبب وحده، ينبغي أن تحتفظ دائما بملف لأي تفاوض، يحتوي على الملاحظات والوثائق التي تدعم وتبرر كيفية اختتام المفاوضات.

إن هذا الملف سيخدمك جيدًا إذا ظهرت أي تساؤلات حول ما أدى إلى معالجة مسألة ما بهذه الطريقة. لقد كان هناك سبب وجيه بالطبع، ولكن الاعتماد على الذاكرة لن يكفي، وبخاصة بعد مرور الوقت، وتكون أنت قد انتقلت الى مسائل ومواضيع أخرى.

إذًا: إن الاحتفاظ بالملاحظات قريبا منك سوف تنعش ذاكرتك وتوفر عليك الكثير من الإحراج.

وقد يكتسب ملف التفاوض مزيدا من الأهمية إذا حدث خلاف على معنى أحد شروط العقد، الأمر الذي لا يُرجح حدوثه إذا كان الإتفاق قد كُتب بالشكل اللائق .. ولكن الحقيقة هي أنه مهما كنت دقيقا وحذرًا في كتابة الوثيقة، فقد يظهر شيئ لم يكن متوقعا آنذاك. ونتيجة لذلك، فإن القدرة على الرجوع للملاحظات قد لا تؤدي فقط لحل المشكلة، ولكنها قد تمنعها أيضًا من التصاعد وأن تتحول الى شيئ أكثر خطورة"كدعوى قضائية مثلا".

هناك 6 طرق لإفشال الاجتماعات ويجب تلافي المشكلات لنجاح الاجتماعات.

1 -استقبال المكالمات الهاتفية أثناء الاجتماع (فهي تفسد الجلسة مهما كانت جودة التخطيط لها، وهي لا تشوش فقط على الشخص المطلوب وإنما أيضًا على جميع الحاضرين.

2 -تشجيع المتحدثين على استخدام أسلوب المحاضرة الذي ينجح فيه بعض الأساتذة، وبذلك لن يضيع الوقت في استخلاص الأفكار من الموجودين (وهذه طريقة ناجحة جدًا لجعل الجميع - عدا المتحدث - يشعرون بأنهم لا قيمة لهم

3 -عدم استخدام الرسوم الإيضاحية أو الجداول البيانية أو أي من الوسائل البصرية الأخرى (هذه الوسائل لا تتوافق مع أولئك الذين يعتمدون على السماع فقط في أداء كل شيء ويجدون صعوبة في استخدام أكثر من حاسة واحدة في وقت واحد.