البيانات:

هي"حقائق مجرد ة ليست ذات معنى أو دلالة في ذاتها بمعنى أنها لو تركت على حالها فلن تضيف شيئا إلى معرفة مستخدميها بما يؤثر على سلوكهم في اتخاذ القرارات، لذلك تتضمن البيانات على مجموعة من الحروف، و الرموز، و الأرقام، التي تعبر عن حقيقة وقوع أحداث معينة داخل النظام أو نتيجة لتعامل النظام مع الأطراف الأخرى خارج النظام (البيئة) " [1]

و تتضمن هذه البيانات أرقاما، أسماء، صورا، أو أصواتا، و رسومات و هذا المضمون يمكن ترجمته و معالجته من قبل الإنسان أو الأجهزة لتتحول إلى نتائج (معلومات) .

و كما عرفت أيضا على أن البيانات هي"التمثيل لحقائق أو مبادئ أو تعليمات في شكل رسمي مناسب للاتصال و التفسير و التشغيل بواسطة الأفراد و الآلات الأوتوماتيكية" [2]

و الأمثلة كثيرة عن البيانات تتمثل في عدد ساعات العمل الأسبوعي أو رقم رحلة الخطوط الجوية، أرقام مبيعات سنوية أرقام الإنتاج.

-الفرق بين المعلومة و البيانات:

هناك معياران رئيسيان للتفرقة بين البيانات و المعلومات و هما:

أ-المعيار الشخصي المتلقي:

يتم التميز وفق هذا المعيار بالاعتماد على الشخص المتلقي (المستفيد) فعندما تقوم البيانات بتقليل من حالة عدم اليقين عند الشخص المتلقي تتحول إلى معلومات ,أما إذا لم تؤدي البيانات أي إضافة معرفية لدى الشخص المتلقي فتبقى مصنفة في إطار البيانات و لعل من بين أسباب الخلط بين المعلومات و البيانات يرجع إلى أن ما يعتبر معلومات لأحد الأفراد قد يكون بيانات لفرد آخر.

ب-معيار الارتباط:

حتى تتحول البيانات إلى معلومات يجب أن تكون هذه البيانات مرتبطة بمشكلة معينة أو حدث معين يتم اتخاذ قرار بشأنه فالبيانات تعتبر معلومات إذا كانت تؤثر في القرار المتخذ أو تؤدي إلى تغيير القرار أو تعديله لذلك ما يعتبر بيانات في لحظة معينة فقد يتحول إلى معلومات في أوقات أخرى.

فعلى سبيل المثال عندما يقرأ ميزانية إحدى شركات فإنها تبقى عبارة عن البيانات بالنسبة لنا، أما عندما نرغب في اتخاذ قرار بالاستثمار في هذه الشركة فإن هذه البيانات تتحول إلى معلومات تساعدنا في اتخاذ القرار الرشيد.

فعلاقة البيانات بالمعلومات مثل علاقة المواد الخام بالمنتج النهائي فإذا كانت البيانات تشكل المواد الخام لأي نظام معلومات فإن المعلومات في المواد المصنعة الجاهزة الاستخدام.

(1) أحمد حسين علي، نظام المعلومات المحاسبية، الإطار الفكري و النظم التطبيقي مكتبة و مطبعة الإششعاع الفنية، الاسكندرية، مصر، 1997.

(2) د-كامل سيد غراب، د-فادية حجازي، نظم المعلومات الإدارية (مدخل تحليلي) النشر العلمي و المطابع، جامعة الملك سعود، الرياض 1996 م، 1418 ه، ص 28.