و كذلك وجود معطيات كافية حول مراكز العمل، و تمثل هذه المعطيات المدخلات للعديد من التطبيقات ضمن نظام معلومات الموارد البشرية و نظم المعلومات الأخرى.

خصائص و أهداف نظام المعلومات:

الخصائص:

من الصفات الأساسية الواجب توفيرها في نظام المعلومات نذكر منها:

1 -توافق النظام مع البيئة الخارجية:

إن نظام المعلومات يجب أن لا يكون في معزل عن البيئة المحيطة به و عليه فإنه يجب عند تقييم نظام المعلومات أو تطويره مراعاة الظروف البيئية التي يعمل فيها النظام سواء من حيث نوعية المدخلات و المخرجات أو احتياجات مستخدميها.

2 -خطوط الإيصال بين الأنظمة الفرعية:

من الضروري لكي يقوم النظام بوظائفه الأساسية و الأنشطة بكفاية و فعالية، أن تحدد شبكات إيصال بين الأنظمة الفرعية و التي تمثل حلقات، حيث تتدفق عبرها المدخلات و المخرجات بين الأنظمة الفرعية فمنتجات نظام معين قد تكون مدخلات نظام آخر.

3 -التغذية العكسية:

لا بد من مقدرة المعلومات على التعديل وفقا للظروف الناتجة عن التعامل مع البيئة بأسلوب التغذية العكسية و ذلك من أجل تقييم عمل النظام و تحديد الفروق في المدخلات و المخرجات و عملية المعالجة للنظام يشترط أن يتم فيها أخذ عامل الوقت بعين الاعتبار.

4 -مراعاة العلاقة بين قيمة المعلومات و تكلفة الحصول عليها

إن الحصول على المزيد من المعلومات يتطلب قدر أكبر من التكلفة و لذلك فإنه يجب أن تتناسب تكلفة المعلومات التي يقدمها النظام مع القيمة المتوقعة من استخدام هذه المعلومات.

5 -مدة استخراج المعلومات:

إن التأخر في إعداد المعلومات يقلل من قيمتها إلى حد كبير و قد يجعلها ذات معنى سلبي.

6 -التوجه السليم للمعلومات:

إن عملية التوجيه لا بد أن تخضع لمجموعة من القواعد هي:

-مناسبة المعلومات لنوعية مستخدميها.

-مراعاة تقديم المعلومات بالقدر الكافي.

-توضيح درجة الدقة في إعداد المعلومات.