تجتمع مرتين كل أسبوع للنظر في أعمال دائرة الدفاع والسياسة الخارجية (CFSP) والعمل على تنظيم أعمال دائرة الأمن والدفاع المتكامل (EFSP) ، وتزود اللجان المغذية لجنة الأمن والسياسة بالمدخلات السياسية والمسائل العسكرية والجوانب المدنية لإدارة الأزمات، ولذلك يلاحظ أن تطوير سياسة الاتحاد الأوروبي الأمنية والخارجية تعني الكثير من العمل من جانب وزارات خارجية الدول الأعضاء وخصوصا وزارات الدول الصغيرة التي لم يكن لها في السابق مصالح سياسية مباشرة في كثير من قضايا الأمن الأوروبي التي تظهر الآن بشكل منتظم.

لقد تطلب ظهور الاتحاد الأوروبي وأجندة قضاياه الضخمة من وزارات خارجية الدول الأعضاء إعادة تنظيم نفسها من الناحية المؤسسية لكي تواكب تلك النقلة إذ أصبح لدى وزارات الخارجية إدارات مستقلة تهتم بالعلاقات مع الاتحاد الأوروبي وكذلك العلاقات الثنائية مع الدول الأعضاء بشأن القضايا غير ذات الصلة بالاتحاد الأوروبي ويشار إلى أن القناة التقليدية للتوسط في المشكلات لازالت قائمة لأن الحاجة إلى تلك الوظيفة مازالت باقية، فالسفارات بين أية دولتين وخصوصا بين بريطانيا وألمانيا تتعاون بشكل متزايد بشأن المسائل المتعلقة بالاتحاد الأوروبي وذلك للتأكيد على التعاون من أجل الدفاع عن سياسة الاتحاد الأوروبي أمام بقية دول العالم.

إن وزارات الخارجية في أوروبا شأنها في ذلك شأن أية بقعة في العالم تواجه ضغط متزايدة من أجل تبني دور حارس الحدود على الرغم من أن ذلك لم يمنعها من محاولة لعب دور حارس البوابة أيضا وإن كان بنجاح أقل وتختلف وزارات الخارجية عن بعضها البعض حتى داخل أوروبا ففي إطار الترتيب الهرمي الحكومي والنظم السياسية لدولها نري بعض وزارات الخارجية أقوي وأكثر هيمنة في حين نجد البعض الآخر ضعيفة، وتعتبر الدانمارك مثالا على الدولة ذات وزارة خارجية قوية أما هولندا فلديها وزارة خارجية ضعيفة وكان لأيرلندا وزارة خارجية ضعيفة جدة قبل الحرب العالمية الثانية في حين تعتبر وزارة الخارجية الأيرلندية في الوقت الحالي الثانية من حيث التأثير في السياسة الأيرلندية بعد وزارة المالية.