ما، في المملكة حفظ وثيقة أو معلومة لأي سبب، وذلك على النحو التالي:

1 -لا بد من حفظ الوثائق والمعلومات أو إرسالها في شكل سجل إلكتروني، أي حفظها أو إرسالها بطريقة إلكترونية، على دعامة إلكترونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة إليها [1] ، ويتعين توفر شروط هي:

أ - ضرورة حفظ السجل الإلكتروني بالشكل الذي أنشئ أو أرسل أو تسلم به، أو بشكل يمكن من إثبات أن محتواه مطابق للمحتوى الذي أنشئ به أو أرسل به أو تم تسلمه به [2] .

ب - يتعين في السجل الإلكتروني المحفوظ، أن يبقى كذلك حتى يسهل استخدامه، وأن يكون الرجوع إليه متاحًا، وبقدر من السهولة يمكن المستخدم أو ذوي الشأن الرجوع لهذا السجل والحصول على المعلومات المحفوظة فيه [3] .

جـ - ضرورة حفظ كافة المعلومات - مع السجل الإلكتروني - التي تمكن من معرفة منشأ السجل الإلكتروني - الرسالة الإلكترونية - والجهة التي صدر عنها، ثم تاريخ ووقت الإرسال والاستلام. وكلها بيانات تساهم في تحديد مضمون هذه المعلومات، والتعريف بها على نحو يسهل عملية الوصول إلى هذه المعلومات والسجل الذي يحتويها [4] .

2 -نص مشروع النظام على أن حفظ السجل الإلكتروني وما تضمنه من معلومات ووثائق، ليس محصورًا في هيئة أو شركة أو شخص ما، بل إنه يجوز لأي شخص أن يستوفي - على مسؤوليته - المتطلبات المنصوص عليها في الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشروع النظام - التي استعرضناها في الفقرة السابقة - بالاستعانة بخدمات شخص آخر [5] .

3 -أحال المشروع تحديد الإجراءات الخاصة بحفظ السجلات والبيانات الإلكترونية، والشروط اللازمة لإبرازها بهيئتها الإلكترونية، وشروط الاطلاع عليها وضوابطه إلى اللائحة وتضمينها ذلك [6] .

رابعًا: نص مشروع النظام على أنه إذا اشترط أي نظام في المملكة أن تكون المعلومة مكتوبة، فإن شرط الكتابة يتحقق عندما تكون المعلومة أو الوثيقة محفوظة أو مرسلة في شكل سجل إلكتروني، بالشروط التي ذكرناها في الفقرة السابقة، ومؤدى ذلك أن الكتابة الإلكترونية عند استيفاء الشروط المذكورة تتمتع بقوة الكتابة الورقية [7] .

خامسًا: نص المشروع على أن السجل الإلكتروني يعد أصلًا بذاته عندما تستخدم بشأنه وسائل وشروط فنية:

(1) انظر الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشروع النظام.

(2) انظر (1) من الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشروع النظام.

(3) انظر (ب) من الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشروع النظام.

(4) انظر (ج) من الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشرع النظام.

(5) انظر الفقرة الثانية من المادة السادسة من مشروع النظام.

(6) انظر الفقرة الثالثة من المادة السادسة من مشروع النظام.

(7) انظر الفقرة الأولى من المادة السادسة من مشروع النظام.