قد تأتي الحاشية - ولا سيما إن كانت توثيقا - ضمن النصوص بين قوسين في نهاية الصفحة، وقد تأتي في نهاية الفصل، أو في نهاية الكتاب، وتوضع لها أرقام متسلسلة: إما في نطاق الصفحة (كل صفحة تبدأ برقم واحد) ، أو في نطاق الفصل كله، أو البحث، أو الكتاب كله، أي يوضع رقم مسلسل من واحد إلى آخر حاشية في الفصل، أو البحث، أو الكتاب، والحالة الأخيرة: أي وضع الحواشي كلها في نهاية الكتاب نادرة.

ووضع الحاشية في آخر الصفحة، مع الفصل بينها وبين المتن بخط قصير له فائدتان:

1 -تيسر على القارئ الرجوع إليها.

2 -تيسر على الباحث مهمة حواش جديدة، كلما بدت الحاجة إلى ذلك، دون أن يخشى إعادة ترقيم عدد كبير من الحواشي، وهذا بشرط أن يبدأ من الرقم واحد في كل صفحة.

وتستخدم الحاشية في بعض الحالات لغير أغراض التوثيق، وتوضع لها بدل الأرقام الأنجم: واحدة للحاشية الأولى، واثنتان للثانية ... ، ولكن الأفضل توحيد العلامات التي تستخدم تيسيرا للأمر، وفي الأرقام غنى عن العلامات الأخرى.

ويلاحظ أنه في حالة الطول المفرط للحاشية تستخدم علامة يساوي (=) في بداية الهامش في الصفحة التالية، وذلك لتنبيه القارئ إلى أن هذه الحاشية هي امتداد للحاشية في الصفحة السابقة، وتقوم بعض برامج الصف الإلكترونية بمد الخط الفاصل بين الحاشية والمتن إلى نهاية السطر دليلا على أن الحاشية متصلة من الصفحة السابقة.

وقد يكون من المناسب نقل هذه الحاشية كلها إلى الملحق، إن كان نصا من مصدر واحد.

التوثيق:

يقصد بالتوثيق إثبات المراجع التي استفاد منها الباحث بصورة مباشرة، أو غير مباشرة عند إعداد بحثه.