تبعًا للجهات المصدرة للوثيقة أو تبعًا للموضوعات ويمكن أن تعطي الوثيقة رقمًا، وموضوعها رقمًا، وتفرعات موضوعها رقمًا آخر، ولا يخفى أن طريقة حفظ الوثائق التقليدية لم تعد مستخدمة إلا في بعض الدول النامية.

ويراعى في حفظ الوثائق بالطريقة التقليدية ما يلي:

1)أن تحفظ في ظروف جيدة تقيها من التلف مثل (الرطوبة، الغبار، الحرارة، الفئران) .

2)أن تكون سهلة التناول عند الحاجة بحيث نحصل على الوثيقة بأيسر سبيل.

3)يمكن أن نضيف شروطًا أخرى يجب أن يتمتع بها الأرشيف - الأمني خاصة:

أ) أن يكون مكان حفظ المعلومات والأرشيف مغطى بساتر طبيعي جيد لا يلفت النظر خصوصًا عندما يكون التنظيم على أرض غير أرضه (معادية مثلًا) وفي ظروف غير طبيعية (ثورة) كما يكون الساتر مكتبة أو مقر جريدة ... وفي حال كونه مكشوفًا يجب حمايته وحراسته.

ب) يجب ألا تشغل المعلومات حيزًا كبيرًا في حفظها لسهولة نقلها وإخفائها وحفظها.

ج) أن يكون من السهل الرجوع إليها حين اللزوم، فالزمن له قيمة في استرجاع المعلومات.

د) أن تكون هناك وسائل مدروسة لتمنع من تسرب المعلومات من أي ثغرة، وأن يكون نظام حفظ المعلومات يضمن ذلك.

ه) أن تُعَدّد مراكز حفظ المعلومات بحيث إذا ضرب أحدها لم يتعطل الآخر.

و) أن يكون بوسعنا التخلص من المعلومات التي لا يمكن حفظها أمنيًا (بصورة لا يفهمها العدو) وذلك بإتلافها وتفويت الفرصة عليه.

ز) وتحفظ الوحدات المعسكرة في الثكنات أو الموجودة في الخطوط الخلفية جميع وثائقها السرية داخل خزائن حديدية مقفلة موجودة في غرف مقفلة تختم يوميًا بالشمع الأحمر، وتحدد الحالات التي يتم فيها إتلاف هذه الوثائق والأشخاص المكلفين بهذه المهمة، أما الوحدات المقاتلة المتحركة أو المنتشرة في الخطوط الأمامية فلا تحتفظ إلا بالحد الأدنى من الوثائق السرية، وتكون هذه الوثائق في صندوق مقفل ذي لون خاص (أحمر أو أخضر) موضوع في المقر الميداني لقائد الوحدة أو في عربته أو عربة رئيس أركانها وعربة قائد الوحدة (عند التحرك) ومن الضروري أن يعطى