3)تحديد المسؤول عن إعادة النسخ للمعلومات ولا يسمح بنسخ أكثر من المحدد.

ثالثًا: إجراءات حماية المراحل التي تمر بها الوثيقة

وهي سبع مراحل:

1)مرحلة الاختراع أو التحرير.

2)مرحلة التسجيل.

3)مرحلة التكييف.

4)مرحلة النقل.

5)مرحلة الحفظ.

6)مرحلة الاستغلال.

7)مرحلة التهوية (الإتلاف) .

الإجراءات المتخذة على مرحلة الاختراع (التحرير)

1)يجب أن يكون كاتب الوثيقة مؤهلًا، وموجودًا في مكان بعيد وأمين عن أعين الأمن المضاد بحيث يفهم ما يكتبه.

2)يجب أن لا يسمح لأي شخص بالإطلاع على الوثيقة في مرحلة الاختراع.

3)يجب أن يكون مخترع الوثيقة مأمونًا ومواليًا.

4)يجب عدم الكتابة على سطح لين.

الإجراءات المتخذة على مرحلة التسجيل

1)يشترط بالوثائق التي تحمل درجة سري للغاية وسري جدًا أن تسجل بواسطة الضابط المختص بالشؤون الإدارية.

2)أما الوثائق التي تحمل درجة سري ومحظور فيسمح بتسجيلها من قبل السكرتارية (الإداريين الباقين) وتحت إشراف الضابط المختص.