3)يفتح سجلان أحدهما خاص بتسجيل الوثائق من الدرجات السرية العليا، والآخر يختص بالوثائق من درجة سري ومحظور.

4)يدون في هذه السجلات رقم الوثيقة، تاريخها، موضوعها، الجهة المصدرة، الجهة المستقبلة، ونبذه مختصرة عن موضوع الوثيقة. والمراجعة محددة والمعرفة قدر الحاجة.

5)وجود نوع من تنظيم الاحتفاظ بالأوراق والوثائق في أرشيف يتناسب مع درجات السرية بحيث لا تسمح طريقة تنظيم الأرشيف لأي شخص من العاملين في علمية التنظيم إلا بالاطلاع على ما يلزمه، مع تقسيم العمل بحيث يطلع كل فرد على جزء من العمل وتقوم بتنظيم هذا النوع من الوثائق فقط.

6)وضع درجات السرية على الوثائق وهي كالتالي:

أ) الكتب والكراسات أعلى وأسفل الصفحة أمامي وخلفي، وأعلى وأسفل صفحة العنوان، وأعلى وأسفل الصفحة الأولى والأخيرة.

ب) الأوراق الغير مجمعة: تكتب أعلى وأسفل كل صفحة مع مراعاة ترقيم الصفحات.

ج) الصور الفوتوغرافية أعلى وأسفل الصورة.

د) الأفلام السينمائية وشرائط التسجيل تكتب في أول وآخر الفلم أو الشريط كما تكتب على الغلاف الخارجي.

ه) الخرائط والشفافات أعلى وأسفل.

الإجراءات المتخذة على مرحلة التكييف

نعني بالتكييف تهيئة الوثيقة وإرسالها إلى جهات مختصة، والإجراءات التي تتخذ هنا هي:

1)لا يذكر موضوع الوثيقة على الظروف أو على الإيصال الخاص بتسليمها بل يكتفي بتدوين أرقام القيد والتاريخ واسم المرسل إليه ووقت الاستلام.

2)توضع في مكتوب أو أكثر وتختم بالشمع الأحمر وتكتب عليها درجة السرية واسم المرسل إليه فقط والتوقيع.

3)فتح سجل خاص تدون به كافة الأسماء التي اطلعت على الوثيقة والتي ستطلع عليها لاحقًا.

4)يعتبر المرسل إليه مسؤولًا عن عدم تداولها إلا في أضيق الحدود (حسب الأهمية) .