قائد الوحدة اهتمامًا خاصًا لحراسة هذا الصندوق خلال التحرك أو القتال، وتأمين سحبه إلى الخلف أو إتلافه بأمر من قائد الوحدة وتحت إشراف ضابط إذا تطلب الوضع القتالي ذلك. يحمل الضباط معهم عادة في حاملة خرائطهم الميدانية وثائق سرية (خرائط العمليات أو خرائط الشؤون الإدارية من مختلف الأنواع) لذا فإن عليهم إحراق هذه الوثائق عندما يتأكدون من الوقوع في الأسر، ويقوم المراسلون (السعاة) بإحراق الوثائق السرية التي ينقلونها كما يقوم جنود الإشارة بإحراق مفاتيح الشفرة في الحالات المماثلة.

أولًا الأجهزة والتقنيات المستخدمة في حفظ المعلومات

بعد أن أصبح لدى كل الجهات في العالم أكداس هائلة من المعلومات وبمواضيع شتى، أصبح من الضروري جدًا إدخال التقنيات الحديثة في حفظ واسترجاع المعلومات وبحجم صغير ويتم حاليًا حفظ المعلومات والتي تحقق شروطًا أمنية لها إذ لا يمكن الدخول إلى المعلومات من خلال هذه الأجهزة إلا برمز سري معين (كود) لا يسمح بتداوله خارج الحد الأدنى اللازم.

ومن الأجهزة الحديثة في حفظ المعلومات ونقلها:

1)أجهزة التصوير المصغرة (الميكروفيلم) : إذ تصغر حجم الوثيقة حتى حدود (150) مرة ويمكن أن تصغر الصفحات مختلفة الأشكال بدءً من الصفحات الصغيرة وحتى صفحات المجلات والصحف، وهذه الأجهزة متوفرة في الأسواق العالمية ويمكن أن تصور أفلامًا بأشكال متعددة منها ما هو ملفوف بشكل بكرة عرض (35) مم، وعرض آخر (16) ملم، وهذه البكرات منها ما هو على شكل كاسيت أو كبسولة، ويصل طول الفيلم الملفوف داخلها إلى (150) سم، (50 صفحة كتاب من فيلم صغير 2 × 3 سم) .

2)ويمكن لها أيضًا أن تصور على بطاقات كرت منعزلة أو صور مجدولة (بشكل أعمدة وخطوط معينة) حيث يمكنها أن تصور آلاف الصفحات