الإجراءات المتخذة على مرحلة الاستغلال

المقصود بالاستغلال هو اتخاذ الإجراءات اللازمة في إعطاء المعلومات لأصحاب الاختصاص والشأن ويراعى التالي:

1)الذي يطلع على الوثيقة هم الأشخاص المصرح بأسمائهم مع الرسالة.

2)لا تفتح المظاريف إلا بمعرفة الشخص المسؤول.

3)لا تفتح المظاريف الشخصية إلا بمعرفة الشخص المرسلة إليه شخصيًا.

4)عند دراية الوثيقة يجب التأكد من عدم وجود أشخاص آخرين غير مصرح لهم بالإطلاع على الوثيقة.

5)على الأشخاص المصر لهم بقراءة الوثيقة التوقيع عليها من تاريخ الاطلاع.

6)إذا كانت الوثيقة للدراسة ترسل صورة عن الوثيقة بعدد الأفراد المصرح ليهم الإطلاع عليها.

7)بعد الدراسة والتعليق الذي يتم كتابتةً على الوثيقة تبقى مع المسؤول وتسلم له جميع الوثائق ولا يسمح بخروج أي شيء.

الإجراءات المتخذة في مرحلة التهوية أو الإتلاف

المقصود بالتهوية هو إتلاف المعلومات التي أصبحت غير سرية وفقدت قيمتها بمرور الزمن وهذا يتطلب:

1)أخذ موافقة أعلى سلطة لإتلاف الوثيقة.

2)تشكيل لجنة للإطلاع على المعلومات المراد إتلافها.

3)فتح سجل خاص للمعلومات التي ستتلف مع ذكر عدد الصفحات ورقم الوثيقة وتاريخها ومختصر عن الموضوع، بعدها تقوم اللجنة بحرق وهرس المعلومات التي تقرر إتلافها، ويتم إتلافها بالحرق والهرس أو صب الماء (أي اخفاء أثر المعلومات) ، لأن الكتابة تظهر إذا أحرقت الورقة وتركت كما هي، فلابد من هرسها وصب الماء عليها، ويجب أن لا يظهر في المكان أن ورقة قد احترقت لأن ذلك يشير إلى أن هناك شيء سري يتم إتلافه.