لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير...، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.

إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.

التعامل الفعال مع الأوراق:

يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.

اختبار الحصبة:

هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة (النقاط الحمراء) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين. إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة، ويصبح المكتب غير المنظم، والذي يؤدي إلى:

إنتاج أقل

ضياع الفرص

بحث جنوني عن المعلومات المفقودة

ساعات عمل طويلة

معنويات منخفضة

أزمات غير متوقعة.

تقنية الرافت ( RAFA)

وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق وتعني:

01 تحويلها أو إحالتها أو توجيههاRefer it:

أو

02 نعمل عليها والبت فيها: Act on it

أو

03وضعها في الملف المناسب: File it

أو

04 التخلص منها في سلة المهملات: Throw it a way

نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.

التوثيق الفعَّال:

من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.

تنظيف الملفات:

وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المتكدسة في الملفات التي غالبًا ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلًا مع أنها محفوظة في مكان آخر !!، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي:

01 لن نعود إليها أبدًا.

02 ما يمكن إيجاده في مكان آخر.

03 ما يقل مردودها.

وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمئة.

إعادة تنظيم الملفات:

تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع. إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتمًا أنه لا يحتاج إليه أبدًا.

يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام، لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائيًا. كل ذلك بقرارك أنت!!

الفصل الثالث

التخطيط

يعتبر التخطيط من أهم تقنيات الوقت، وعندما لا تحدد أهدافك فإنك ستحقق أهداف الآخرين.

سنتطرق إلى التخطيط من ثلاثة جوانب رئيسة وهي:

01 تحديد الأهداف:

لا شك أن لكل شركة ناجحة أو شخص ناجح هدف واضح يسعى لتحقيقه، بل ويتصور نفسه أنه حققه بجدارة، لذلك تنصب جهوده نحو هذا الهدف .

التصور الخلاّق:

إن التصور المستقبلي لأنفسنا عامل مهم نحو تحقيق الهدف، ولكي نصل إلى ذلك علينا أن نقسم الأهداف البعيدة أو المستحيلة إلى أهداف بسيطة أو صغيرة ممكنة التحقيق حتى نصل إلى الهدف البعيد لنا وفق مخطط مجدول ، فتخيل نفسك بعد خمس أو عشر سنوات أو أكثر ماذا تطمع أن تكون؟

02 وضع مخططات العمل:

قبل إنجاز أي عمل أو تحقيق أي هدف يجب أن نضع المخطط أو المسار أو الطريق التي سنتبعها نحو تحقيق وإنجاز هذا العمل خطوة خطوة إضافة إلى حساب التكلفة لتحقيق هذا الهدف، سواء كان ماديًا أو معنويًا، والموازنة بين إيجابياته أو سلبياته .

03 التخطيط اليومي:

يعتبر التخطيط اليومي هو المرحلة الثانية بعد مخططات العمل، ومن فوائد التخطيط اليومي:

تنظيم العمل بواقعية .

يعمل كمفكرة عمل.

ينظم العقل.

يساعد على إنهاء العمل.

يحفزنا على العمل .

التركيز على الأولويات.

ثمان خطوات ضرورية لتنظيم يوم فعّال:

01 خمس دقائق للتخطيط اليومي: خصص خمس دقائق نهاية كل يوم للتخطيط.

02 إكمال ما لم تنجزه اليوم: انقل ما لم تنجزه إلى يوم آخر، وانتبه لعدم تكثير مهمات اليوم الواحد.

03 تخطيط أعمال اليوم التالي: كتابة أعمال اليوم التالي من مقابلات واجتماعات وغيرها.

04 إدخال الأعمال المتعلقة بتحقيقنا أهدافنا المستقبلية: علينا ربط أعمالنا العاجلة بالأعمال المستقبلية.

05 تحديد درجة أولوية كل بند من البنود: جدولة الأعمال حسب الأولوية تعطيك حرية لتقديم الأهم على المهم.

06 تفويض الآخرين: التفويض لا يعني استغلال الآخرين؛ بل لحفظ وقتك وجهدك وتطوير مهارات الآخرين.

07 تقدير المدة التي قد يحتاجها كل عمل: تحديد فترة زمنية لكل عمل هي مهمة صعبة ولكنها ستزول بعد فترة.

08 العمل على البريد وإضافة بعض الأمور على اللائحة: قد تستجد بعض الأمور الطارئة أو المهمة التي عليك إدخالها ووضعها في قائمة الأعمال حسب الأهمية والأولوية كما اتفقنا.

تذكر أن الطريقة الوحيدة الفعالة هي العمل وفق الأولويات، فلا نبدأ بالأمور غير المهمة إلا بعد الانتهاء من الأمور المهمة، وهكذا تبرمج وقتك بنفسك.

الفصل الرابع

تنظيم الاجتماعات

يقضي أغلب الإداريين حوالي 35% من حياتهم المهنية في اجتماعات ولكن من المؤسف أن هنالك اجتماعات غير مثمرة تسبب هدر الوقت، وذلك لأسباب إما تتعلق بالمترئسين أو المشاركين أو الاجتماع نفسه.

لماذا تفشل الاجتماعات:

قد يعود فشل الاجتماعات إلى عدة أسباب منها:

01 انعدام هدف واضح للاجتماعات.

02 ارتفاع كلفة الاجتماع.

03 سوء التنظيم

04 تأخر بين المشاركين.

05 سوء إدارة الاجتماع.

06 الخروج عن جدول أعمال الاجتماع.

07 عدم توفر المعدات والتسهيلات المناسبة.

ماذا تفعل قبل الاجتماع إذا كنت ترأسه:

أيًا كان نوع الاجتماع الذي سوف ترأسه؛ فاحرص على ما يلي:

01 ضرورة الاجتماع.

02 البدائل للاجتماع.

03 أهداف الاجتماع.

04 الأشخاص المشاركين.

05 مردود تحقيق الأهداف.

06 كلفة الاجتماع.

07 جدول أعمال الاجتماع.

08 إبلاغ المشاركين بمكان وزمان الاجتماع.

09 وصول معلومات الاجتماع للمشاركين مسبقًا.

010 أهمية حضور كل المشاركين للاجتماع أم لا؟

ما يجب أن يقوم به الرئيس خلال الاجتماع:

على الرئيس أن يكون متنبهًا للعوامل الهدامة التي تؤثر سلبًا على إنتاجية الاجتماع، ومن هذه العوامل:

01 التأخير:

إن ربط بداية الاجتماع باكتمال عدد المشاركين يعني هذا مكافأة المتأخرين على حساب الآخرين، لذا ضرورة بداية الاجتماع في وقته المحدد، وإغلاق الباب، وعدم إعادة ما تم مناقشته للمتأخرين.

02 المسائل المخفية:

يطلب من المشاركين الإفصاح عن أهدافهم واهتماماتهم الخفية من وراء الاجتماع، مما يسبب هدر الوقت من قبل رئيس الاجتماع.

03 النقاشات المشتتة:

النقاشات المشتتة من قبل المشاركين قد تنقل الاجتماع إلى مسار آخر، لذا المقاطعة بلباقة هي الطريقة الوحيدة فنتدخل بسرعة ونختصر وجهة نظر المتحدث ونعود بالاجتماع إلى مساره الصحيح.

04 قلة المشاركة:

تؤدي كثرة الانتقادات إلى قلة المشاركة، لذا لا بد من سؤال من لا يشارك عن رأيه أو يكون ضمن مجموعات صغيرة.

05 المقاطعات:

تسبب المقاطعات تشتيت الذهن وهدر الوقت للمشاركين أثناء الاجتماع، لذا أجّلْ جميع اتصالاتك أثناء الاجتماع، وضعْ على باب الاجتماع"يُمنع الإزعاج والمقاطعات".

06 المناقشات: