وعن كيفية تنفيذ المشروع الرمضاني الذي يحرص الكثيرون على التخطيط له قبل بداية الشهر، وهو حفظ أجزاء من القرآن الكريم، يقول عصام بدر: إن توافر الرغبة الصادقة يُعَدّ جزءًا من تنفيذ المشروع، ولكن هذه الرغبة تحتاج إلى التحفيز المستمر الذي يتطلب توافر الوقت المتاح له، ويحتاج ذلك إلى أمرين، الأول ملاحظة سلوكياتنا اليومية لتوفير الوقت الذي يضيع في سلوكيات غير منتجة، والثاني التضحية ببعض من وقت النوم، وليكن ساعة قبل موعد الاستيقاظ لتخصيصها لخدمة هذا الهدف.

كما ينبغي ألا نحمل أنفسنا أكثر من طاقتنا، فيمكن في البداية أن نبدأ بحصر أجزاء القرآن التي كنا نحفظها سابقًا لاسترجاعها؛ فهذا الأمر سيكون سهلًا ويشجعنا أكثر على الاستمرار، وبعد ذلك ننطلق بحفظ صفحة كل يوم في الساعة التي خصصناها لتحقيق الهدف، على أن يتم مراجعتها في أثناء أداء الصلوات أو في المساء قبل النوم.

لا تهجروا المذاكرة

وحول كيفية إدارة الوقت في رمضان بحيث لا تؤثر على المذاكرة، تلقى عصام بدر في نهاية الحوار العديد من الأسئلة من الطلاب، فأكد على أن إدارة الوقت تتطلب أولًا التخطيط لما لدينا من أهداف والتحقق من قدرتنا على تنفيذها، بمعنى ألا نكون مبالغين فيها، ثم التنظيم الجيد لإطار حياتنا، بمعنى ترتيب البيئة المحيطة بنا؛ لأننا لن ننجح في ظل أوراق متراكمة أو مكاتب معبأة بالأوراق، وبعد ذلك يأتي دور التوجيه الذي نستطيع من خلاله تحديد أفضل الوسائل لتحقيق الأهداف، وأخيرًا محاسبة الذات ومراجعتها بصفة مستمرة لمعرفة مقدار ما أنجز من أهداف.

فإذا أردنا تطبيق ذلك على موضوع المذاكرة، فسنجد أن شهر رمضان يكون عندنا جميعًا الرغبة في استثمار وقت طويل خلاله في العبادة؛ ولذلك لا مانع من تقليل عدد ساعات المذاكرة إلى ساعتين ونصف بدلًا من أربع، وتنظيم بيئة المذاكرة كالمكتب والغرفة التي نذاكر بها حتى لا نضيع وقتًا في البحث عن بعض الأشياء، واختيار وسيلة مثلى للمذاكرة وكذلك الوقت الأمثل بما يجعلنا نستفيد من كل الوقت المحدد، وفي نهاية اليوم نحاسب أنفسنا عن مقدار ما تحقق من الهدف.

إذن، ومن خلال إجابات الخبير الإداري عصام بدر يتضح أن النية الصادقة هي أساس أي عمل ناجح كبر أم صغر، ويعتبر تنظيم الوقت هو الأساس لتنفيذ ما نوى الإنسان تحقيقه.

كيف تدير وقتك؟

عبد الله المهيري- 26/01/2003

صورة الكتاب

الكتاب ضمن إصدارات سلسلة: تعلم خلال أسبوع

تأليف: كلير أوستن

اسم الكتاب: مهارات تفعيل وتنظيم الوقت

الناشر: الدار العربية للعلوم

عدد الصفحات: 104

ترجمة وتحقيق: مركز التعريب والبرمجة

الناشر الأصلي:Hodder & Stoughton بالاشتراك مع: الجمعية البريطانية لإدارة الأعمال

قبل أن ننظر في الكتاب

رأيت من واقع الحياة أن أكثرنا لا يحسن استغلال الوقت بفعالية، وللأسف هناك من الناس من يظن أن تنظيم الوقت معناه الجد التام، ولا وقت للراحة أو التسلية، والبعض يظن أن تنظيم الوقت شيء تافه لا وزن له؛ ذلك لأنهم لا يقيمون لأهمية الوقت وزنًا.

إن هذه المفاهيم تجعل عملنا منخفض الإنتاجية، فمهما عملنا واجتهدنا لعدة ساعات، فإننا لن ننتج ولن نكون منتجين، ما لم ننظم أوقاتنا، ونتخلص من كل ما يبدد هذه الأوقات.

هذا الكتاب يدلك على الطرق التي تجعلك أكثر إنتاجية في حياتك، وأتمنى أخي الزائر أن تطبق هذه الطرق السهلة، وستجد النتائج الفورية في عملك، وإن طبقتها في حياتك فستجد الفرق الكبير والنتائج الإيجابية، أقولها لك بكل إخلاص: لن تخسر إن طبقت هذه الطرق لمدة أسبوع، ثم احكم، هل هي فعالة أم لا؟

المقدمة

اليوم = 86400 ثانية، لماذا يكفي هذا الوقت بعض الناس لإدارة المؤسسات الضخمة، والبعض يعجِز عن إنجاز بعض الأعمال البسيطة؟! الفرق يكمن في فعالية استغلال الوقت.

إن فوائد تنظيم الوقت السليم فورية وكبيرة، منها:

-تحقيق نتائج أفضل في العمل

-تحسين نوعية العمل

-زيادة سرعة إنجاز العمل

-التخفيف من ضغط العمل

-تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها

-تحسين نوعية الحياة غير العملية

لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل، وإلا ستصبح مثل ذاك المدير الذي عرضنا كيف يصف يومه.

إن النقاش الجماعي يسمح بإظهار المشاكل المحتمل حدوثها ووضع أفضل الحلول لمعالجتها.

ويمكنك إقامة ساعات تدريبية مرنة لإتاحة الفرصة لحضور الجميع، ويجب أن يشارك جميع الموظفين في حل التمارين ووضع الحلول والخطوات العملية التي سيتبعونها فور عودتهم إلى المكتب، وهذا يخلق الحماس الجماعي في المؤسسة فيلتزم الجميع بهذه الخطوات.

ملاحظة: هذا الكتاب يفترض أنك ستقرأ جزءًا في كل يوم على أن تنتهي منه بعد أسبوع، وهذا مما يسهل قراءة الكتاب، ويتيح لنا تطبيق الخطوات العملية قبل إكمال قراءة الكتاب.

اليوم الأول- تقييم الذات

اليوم سنقوم بتحليل قدراتنا على تنظيم الوقت، وسنضع سجلًا للوقت ولائحة بالعوامل التي تستنفذ الوقت، وبعد ذلك الخطوات العملية لتغيير عاداتنا.

تحليل استخدامنا للوقت:

تظهر الأبحاث أن الموظفين يضطرون دائمًا إلى تغيير موضوع اهتمامهم، فتراهم يمضون ما معدله عشر دقائق في المسألة الواحدة، فيضيع الوقت في المقاطعات والضغوطات اليومية دون أن يشعروا بضياع الوقت.

لذلك نحن بحاجة إلى أن نعي عاداتنا في قضاء أوقاتنا، وتصميم سجل خاص بالوقت سيزيد من وعينا بحجم الوقت المهدر وسيحدد العوامل المضيعة للوقت. وإليك نموذج لهذا السجل:

سجل الوقت

الساعة

العمل

المردود

المدة

مخطط مسبقًا؟

العوامل المضيعة للوقت:

1-إضاعة الأشياء

2-الاجتماعات غير المخططة جيدًا

3-الأزمات

4-الهاتف

5-تكليف الذات بأعمال الغير

6-المقاطعات الجانبية

7-الكمالية

8-التأجيل

تغيير عاداتنا:

علينا أن نبذل الجهد لتغيير عاداتنا، ويجب أن نستمر في تطبيق هذه الخطوات مرارًا حتى تصبح عادات حسنة، ويمكن أن نطلب من الآخرين المساعدة، وإليك خطة من سبع خطوات لتغيير عادات إهدار الوقت:

1-اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك

2-عَدِّد المشكلات التي تسببها عادة هدر الوقت

3-تصور عادة تنظيم الوقت ونتائجها الإيجابية

4-حَسِّن من عادة تنظيم الوقت

5-توقف عن استخدام الأعذار الواهية

6-خطط ليومك بهدوء كل صباح

7-حول المشاريع الضخمة إلى خطوات ومهمات صغيرة مرتبة

اليوم الثاني- الحد من تراكم الأوراق

هل يبدو مكتبك مليئا بالأوراق والمذكرات والكتيبات والمواد التي تود قراءتها وأوراق الملاحظات؟ إذا كان كذلك، فأنا متأكد بأنك تضيع الكثير من الوقت في البحث عن ورقة مهمة أو عنوان شخص، أو تجلس لساعات في الأسبوع الواحد لترتيب الأوراق وفرزها من دون فائدة تُذكَر، وأصبح مكتبك خزانة للأوراق غير المهمة بدل أن يكون مكانا للعمل.

في هذا اليوم سنساعدك على التخفيف من وطأة هذه الأوراق وسيصبح مكتبك خاليًا من كل شيء إلا جدول تنظيم وقتك، والقليل من الأوراق المهمة، ومساحة كبيرة فارغة للعمل.

حملة تقليل الأوراق:

لا يمكن التركيز على الأشياء المهمة إلا إذا تخلصنا من كل ما هو قليل الأهمية، وعندما نطلع على جميع الأوراق والكتيبات، نرى أن معظمه غير ضروري، إلا أن طريقتنا في العمل هي التي تجعل هذه الأوراق غير المهمة تتكدس على مكاتبنا. ولذلك عليك بالآتي:

-ألزم جميع من يرسل لك بورقة أو تقرير أو مذكرة بالاختصار قدر الإمكا.