عندما تطلب مشاركة الآخرين يجب أن تكون التعليمات المعطاة واضحة للأفهام موضحة لطبيعة المهام، وهذا بدوره سيؤدي إلى التفاهم.

الفصل السادس

إيجاد وقت لنفسك

إن بإنجاز أعمالك في أوقاتها، واحترامك لمواعيد الآخرين، ومراعاتهم؛ تكسب الآخرين، إضافة للمحافظة على وقتك وتنظيمه.

مراجعة عاداتك الشخصية:

إن قضاء أمورك بشكل منظم مهما كانت حقيرة؛ سيجعل منك شخصًا محل تقدير الآخرين وأولهم نفسك، حاول تغيير بعض عاداتك اليومية الروتينية والتي تسبب في هدر وقتك، سوف تجد وقتًا إضافيًا لقضاء حياتك بشكل مثمر وفعال.

استغلال وقت الفراغ:

إذا كنت تجد صعوبة في إيجاد وقت فراغ، عليك أن تقف مع نفسك وتخصص وقتًا لنفسك، وإلا لن تحظى به أبدًا؛ بل سوف تقع فريسة للعمل حتى وقت راحتك ووقت عائلتك إذًا أعط نفسك وقتًا من الفراغ؛ لتنعم به وتستمع بالراحة في مكان بعيد عن جو العمل، في مكان أنت تحبه وبرفقة أعز الناس إليك.

منافع كسب الوقت:

01 التخطيط السليم المتكامل.

02 استنباط الأفكار الجديدة أو المشاريع الجديدة.

03 تنمية مواهبك .

04 الاهتمام بنفسك

05 تعزيز اهتماماتك الشخصية.

الوقت والإنتاج.. في العملية الإدارية

مصري يوسف 2/11/1426

الوقت والإنتاج عنصران ذوا أهمية كبيرة في العملية الإدارية؛ ففي حين يعتقد البعض بوجود علاقة طردية فيما بينهما ـ فإذا زاد وقت العمل زاد الإنتاج، وإذا قل الوقت قل الإنتاج ـ فإن البعض الآخر يلفت النظر إلى عوامل وسيطة هامة في تلك العملية، كفعالية العامل، ورغبته في الإنتاج وغير ذلك من العوامل، ولعل الكثير لا يحسن استغلال الوقت بفعالية، وللأسف هناك من الناس من يظن أن تنظيم الوقت معناه الجد التام، ولا وقت للراحة أو التسلية، والبعض يظن بأن تنظيم الوقت شيء تافه لا وزن له؛ ذلك لأنهم لا يقيمون لأهمية الوقت وزنًا، وهذه المفاهيم تنتشر في وطننا العربي بشكل عام.

وفي ظل ضغوط العمل التي يتعرض لها الجميع، والتي تنبعث من الاندفاع نحو إنجاز شيء ذي قيمة حقيقية، يضطر الجميع للعمل بجد ونشاط أكثر، وعلى الرغم من تحمّل كل هذا إلا أنه لا يثمر ما يبتغيه الفرد من نتائج.. تلك هي الحالة دون أن نأخذ في الاعتبار الروتين اليومي، والأشياء الأخرى التي تتكدس فوق المكاتب، وفي الأدراج وعلى الأرض.

وهنا يثور تساؤل وهو: ماذا سنفعل خلال ساعات العمل الكثيرة ؟!

الوقت ثمين وتنظيمه واجب

لا بد من التركيز في إطار الحديث عن عنصري الوقت والإنتاج على أهمية الوقت كعامل أساسي لنجاح الفرد، والعمل على إزالة كل ما يعيق تنظيمه واستغلاله، ووضع الحلول اللازمة للقضاء على كل المعيقات، وتبني تنفيذها بشكل سريع وفي إطار جماعي.

وقد يعتقد البعض أو يغفل عن تنظيم وقته لجهله بأهمية الوقت في رفع كفاءة الإنتاج، وتحقيق نجاح باهر في زمن وجيز؛ مما يدفع بنا إلى رصد فوائد تنظيم الوقت السليم وهي:

* تحقيق نتائج أفضل في العمل.

* تحسين نوعية العمل.

* زيادة سرعة إنجاز العمل.

* التخفيف من ضغط العمل.

* تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.

* زيادة المرتب.

* تعزيز الراحة في العمل.

* تحسين نوعية الحياة غير العملية.

لذلك عليك أن تبادر بتنظيم وقتك واستغلاله بأفضل السبل، و البديل عن ذلك هو إنتاج أقل وصراعات داخل المؤسسة.

كيف تنظم وقتك؟

مَن منا لا يبحث عن طرق لأداء أعماله بشكل أسرع وأفضل؟ فلإدارة وقتك بطريقة أفضل يجب أن توزع أوقاتك على أعمالك اليومية.

أولًا: عليك تنظيم مكتبك، وعدم تركه بشكل فوضوي يصعب فيه البحث عن هدفك، وليس الأمر مقتصرًا فقط على المكتب بل الاهتمام بوقتك وعدم تضييعه في ما لا يفيد في حين أن عملك الأساس ينهار، بالإضافة إلى ذلك ضرورة عمل مذكرة للمواعيد، وملف لحفظ الأسماء والعناوين وأرقام التليفونات بطريقة يسهل الرجوع إليها.

ثانيًا: هناك العديد من الطرق والإستراتيجيات التي تدور حول توفير الوقت، والتي باتباعها ستجد نفسك قادرًا على أداء الأعمال بصورة أفضل، وتسليمها في موعد محدد دون ضغط أو إرهاق؛ فالوقت الذي أهدرته خلال قيامك بالأعمال العادية يمكن الانتفاع منه مرة أخرى بإنتاجية وفعالية.

ولهذا يمكنك قضاء وقت أقل في العمل، ووقت أطول لعائلتك وأصدقائك، مما يصل بك إلى الإنتاجية التي يسعى إليها الجميع

مهارات تفعيل وتنظيم الوقت

مشرف الملتقى الاداري 22/6/1424

السلسلة: تعلم خلال أسبوع

الكتاب: مهارات تفعيل وتنظيم الوقت

المؤلف: Claire Austin

عدد الصفحات: 104 صفحة

الناشر: الدار العربية للعلوم

فكرة الكتاب:

يعد التنظيم السليم للوقت عاملًا مهمًا في قيادتك لوقتك، والذي من خلاله سوف تحقق نتائج فورية وكبيرة في حياتك العملية. يحتوي اليوم على 86400 ثانية، وهذا الكتاب يقدم لك العون في كيفية الاستفادة من هذا الوقت في التقدم والنجاح.

الفصل الأول

تقييم الذات

بداية سنقوم بتقييم قدراتنا الحالية على تنظيم الوقت، ولا شك أن هذا التقييم سيعطينا مؤشرات إيجابية أو سلبية في تعاملنا مع الوقت.

تحديد العوامل المضيعة للوقت:

قد نصاب بخيبة أمل إذا علمنا أن أغلب أعمالنا تندرج تحت طائلة مضيعات الوقت، والتي عادة ما تكون نتائجها سيئة، وفي أحسن الأحوال يكون مردودها ضعيف، ومن هذه المضيعات للوقت:

01 إضاعة الأشياء: كم من الوقت نستغرقه في البحث عن الأشياء التي ربما وضعناها أو حفظناها بشكل خاطئ، أو ربما نضطر للقيام بالعمل مرتين لأن الأول بكل بساطة ضاع؟.

02 الاجتماعات: يمضي الكثير من الوقت المهدر في الاجتماعات التي لا أهداف لها أو التي تبدأ أو تنتهي في غير وقتها، أو التي تدار بشكل سييء .

03 الهاتف: يسرق الهاتف منا وقتًا ثمينًا، ويستغرق في الحديث بمكالمات هاتفية طويلة عن الحد المقدر لها.

04 المقاطعات: تشكل المقاطعات جزءًا مهمًا من هدر الوقت حيث تساهم هذه المقاطعات في هدر الوقت ورداءة الأداء.

05 التأجيل: تقنية سلبية لتأخير العمل والسبب هو هدر الوقت.

06 الأوراق التي لا قيمة لها: لا شك أن تراكم الأوراق سببه هدر الوقت بالاهتمام بأمور ثانوية والتغافل عن الأمور الأساسية .

07 الأزمات: تواجهنا الأزمات تلو الأزمات مما يؤدي إلى هدر في جوانب عديدة ومن أهمها الوقت، وذلك لسوء إدارة الأزمات.

08 التكليف المعكوس: قد يسمح البعض بالتكليف المعكوس من الآخرين ممن هم أقل منا رتبة أو منزلة مما يساهم في هدر أوقاتنا.

09 الكمالية: قد نحتاج وقتًا إضافيًا للحصول على الكمالية بينما تكفي أن تحقق 95% بدلًا من هدر الوقت والكمالية المزعومة.

10.اللهو: لكل أمر ضوابط إذا خرج عنها أصبح سلبيًا، وهذا مثله اللهو الذي إذا خرج عن إطاره أصبح هدرًا للوقت مؤثرًا على الإنتاجية.

تغيير عاداتنا:

إن الكثير من عوامل مضيعات الوقت أصبحت جزءًا من حياتنا العملية والسبب أنها أصبحت عادة لنا من حيث لا نشعر، ولكن..

ألم يحن الوقت للتغير وقلب العملية؟

لا شك أن رغبتنا بذلك نصف المشوار أو التغيير، بعد ذلك يتطلب التغيير وقتًا وجهدًا كبيرين، بعد ذلك تأتي المثابرة والاستمرار على عملية التغيير، وأفضل وقت لبدء التغيير هو الآن!,

عملية التغيير المؤلفة من أربع خطوات:

01 اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.

02 عدد المشاكل التي يسببها عادة هدر الوقت.

03 تصور عادة تنظيم الوقت.

04 تنمية عادة توفير الوقت.

الفصل الثاني

الحد من تراكم الأوراق

حملة تخفيف الأوراق: