-تحدث إلى الأشخاص مباشرة بدلًا من إرسال مذكرة، وهذا يعزز الاتصال بينك وبين غيرك

-اطلب من الجميع عدم إرسال أي تقارير أو مذكرات إلا في الحالات الاستثنائية

-أعِد كل الأوراق غير الضرورية إلى مرسليها

-اختصر قدر الإمكان في كتاباتك إلى الآخرين

هناك من الناس من يبرر الفوضى الموجودة على مكتبه بقوله: إني أعلم مكان كل شيء. إلا أن الأبحاث تثبت بأن المكتب غير المنظم يؤدي إلى:

1-إنتاج أقل

2-معنويات منخفضة

3-ضياع الفرص وانقضاء المُهَل

4-أزمات غير متوقعة

5-بحث شاق عن المعلومات

6-ساعات عمل طويلة

لذلك عليك الآن بترتيب مكتبك، ولا تؤجل ذلك أبدًا، ضع لافتة تخبر الآخرين بأنك مشغول لمدة ساعة ونصف، وتخلص من كل شيء قليل الأهمية، ورتِّب أوراقك المهمة في ملفات منظمة، وتجنب ترتيب مكتبك على حساب تراكم الأوراق في أماكن أخرى من الغرفة، وتذكر بأن ترتيبك لمكتبك يعني أنك لن ترى غير الأوراق اللازمة لمشروعك، وذلك سيساعدك على التركيز لمدة تكفي لإنهاء المشروع وعدم التشتت وتضييع الوقت.

عندما تأتيك أي ورقة، فعليك تطبيق إحدى هذه الخطوات:

1-تحولها لغيرك

2-تعمل عليها

3-تلقيها في سلة المهملات

4-تضعها في ملف

التوثيق الفعال:

يشكل نظام التوثيق سواء أكان إلكترونيًّا أو على الأوراق أبرز أداة تنظيم على الإطلاق، والمبادئ التنظيمية متشابهة في كلا النظامين، وسنركز على النظام الورقي.

تظهر الدراسات بأن 85% من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود لها أبدًا، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتنا هي أصلًا محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد، فإن حجم ملفاتك سينخفض بنسبة 50 بالمائة.

وللأسف هناك الكثير من المؤسسات ترسخ بعض القواعد العقيمة، مثل:"احفظ نسخة من كل شيء قبل أن ترميه؛ لأنك قد تحتاج إليه يومًا ما"، والحقيقة أن هذه القاعدة لا تنطبق أبدًا إلا على الأوراق التي لها قيمة قانونية، أما غيرها من الأوراق فإنها ستفقد قيمتها بمرور الوقت.

وكلما كانت الملفات منظمة ومرتبة ازداد احتمال إفادتنا من المعلومات الموجودة فيها، وهذا هو عمل الملفات. اخترعنا الملفات لكي تحفظ لنا المعلومات المهمة حتى نرجع لها بسرعة متى ما أردنا ذلك.

اليوم الثالث- التخطيط

التخطيط هو أساس عملية التنظيم، وكان على مؤلف الكتاب أن يضع هذا الفصل في بداية الكتاب.

التخطيط يمر بثلاث مراحل: تحديد الأهداف، ورسم خطوات الخطة التفصيلية، ثم التنظيم اليومي.

تحديد الأهداف:

إذا لم تحدد أي أهداف لحياتك العائلية والمهنية فلا فائدة من أن تنظم نفسك؛ لذلك عليك أن تسأل نفسك دومًا، ماذا أريد أن أحقق في حياتي؟ كيف سأكون بعد خمس أو عشر سنين؟ وعليك أن تكتشف ما تريده فعلًا، لا ما يريده الناس منك، وهذه الأهداف يجب أن تكون سامية في توجهها.

إذا حددت هذه الأهداف، فعليك أن تدونها في مفكرتك أو تعلقها في مكان ما بحيث تراها كل يوم، فتكون نصب عينيك، فلا تنسها أو تحد عنها.

الخطوات التفصيلية:

إذا وضعت أهدافًا كبيرة، فقد يدور في نفسك أنها مستحيلة، وستبدأ عندها بالتراجع وتعديل هذه الأهداف، لذلك عليك أن تضع الخطوات الصغيرة التي ستمشي عليها حتى تحقق هذه الأهداف الكبيرة، هذه الخطوات الصغيرة ستعطيك الحماس والقدرة على مواصلة السير نحو أهدافك، ولن تشعر بفائدة هذه الخطوات إلا إذا استخدمتها، وفوائد هذه الخطوات هي:

1-تحول الأهداف المثبَطة إلى خطوات يمكن تحقيقها

2-تحثنا على تحقيق أهدافنا

3-تسهل تطبيق الأفكار

4-تمكننا من التركيز على المهم وليس الطارئ

5-تشكل علامة نستطيع من خلالها تقويم تقدمنا

6-تساعدنا على تفادي المشكلات

التخطيط اليومي:

1-يمكننا من تنظيم عملنا بواقعية

2-يعمل كمفكرة

3-ينظم العقل ويجمع شتاته

4-يساعدنا على إنهاء الأعمال في وقتها

5-يحثنا على العمل

6-يساعدنا على التركيز على تحقيق أهدافنا التي لها الأولوية

عليك أن تختار وسيلتك التي ستنظم وقتك بها، قد تناسبك المفكرات أو البطاقات أو قائمة لكل يوم، المهم أن تكون الوسيلة مُعِينَة لك على تحقيق أهدافك، وهذه الخطوات ستعينك على تنظيم وقتك:

1-خطط لليوم التالي قبل نومك

2-أكمل غدًا ما لم تنجزه اليوم

3-حدد أولوية كل عمل أو مهمة

4-فوِّض الآخرين في بعض المهام

5-قدر المدة اللازمة لكل مهمة

اليوم الرابع- تنظيم الاجتماعات

يقضي المديرون من 30% - 50% من وقتهم في اجتماعات، أو زيارات مفاجئة، أو مقابلات؛ لذلك سنناقش كيف يمكنك تقليص الوقت اللازم للاجتماعات والاستفادة من كل اجتماع بفعالية قصوى.

* إذا أردت عقد اجتماع فابحث عن بديل إذا توفر، فقد تكفي مكالمة هاتفية أو محادثة وجهًا لوجه.

* إذا قررت عقد اجتماع فحَدِّد هدف الاجتماع بوضوح، وأخبر جميع من سيشارك في الاجتماع بهذا الهدف قبل الاجتماع بمدة كافية.

* ضع جدولًا لأعمال الاجتماع، وضع أهم البنود أولًا.

هذا قبل الاجتماع، أما أثناءه فهناك عوامل تحول دون الاستفادة من الاجتماع، فعليك تجنبها، مثل:

* التأخر في الحضور.

* عدم وضوح الهدف من الاجتماع.

* النقاشات المشتتة؛ لذلك يجب أن يدير الحوار رئيس الاجتماع أو شخص متمكن من ذلك.

* قلة المشاركة وتفضيل الصمت، وقد يكون هذا بسبب الانتقادات، لذلك أجِّل كل الانتقادات إلى آخر الاجتماع.

* المقاطعات، كالمكالمات الهاتفية والزيارات المفاجئة.

* التردد في اتخاذ القرارات.

ملاحظة: قد تبدو هذه التعليمات سهلة، لكن تطبيقها صعب؛ لذلك نفذ هذه الخطوات باستمرار، حتى يتعود الجميع عليها. وهناك كتب متخصصة لإدارة الاجتماعات ستجد فيها تفاصيل مفيدة.

اليوم الخامس- تنظيم المشاريع

المشروع: هو مجموعة من المهمات المترابطة والتي تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد.

تسعة أسباب لفشل المشاريع:

1-تحمل الكثير من المهمات

2-التخطيط غير المناسب

3-زيادة التكلفة وقلة الأرباح

4-تكليف الأشخاص غير المناسبين بمهمات المشروع

5-التأجيل

6-الفشل في تحديد المشكلات المحتملة

7-ضعف النظرة الشاملة

8-عدم وجود هدف واضح

9-قلة التواصل بين أفراد الفريق العامل في المشروع

التخطيط:

كلما أعطينا التخطيط وقتًا أكبر سهلت عملية التنفيذ، وتقلص الوقت اللازم لإنهاء المشروع، وخفضنا التكلفة الكلية للمشروع، ويتضمن التخطيط خمس خطوات أساسية:

* تحديد الهدف: وكلما كان الهدف واضحًا وموجزًا اتضحت للعاملين الخطوات التي سيسلكونها.

* تحليل الكلفة والأرباح: فلا فائدة من المشروع إذا لم يعد علينا بأرباح جيدة.

* تقسيم المشروع إلى مجموعات عمل صغيرة.

* تحديد المدة اللازمة لإنهاء كل مهمة.

* توزيع المهمات على أفراد المشروع.

المراقبة:

هدف المراقبة التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح، والإسراع بمعالجة الأخطاء في حال حدوثها. ويستحسن وضع جميع الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.

التقويم والمراجعة:

علينا تقويم المشروع لنعرف السلبيات لنتجنبها في المشاريع التالية، وندون تجربة المشروع حتى يستفيد الآخرون من هذه التجربة.

اليوم السادس: ترويض الاتصالات الهاتفية

الهاتف أداة اتصال مهمة، سريعة ورخيصة، وللأسف يساء استخدامه، فيصبح أداة لإهدار الوقت؛ لأننا أولًا لا نستطيع أن نتوقع أهمية المكالمات التي تصل إلينا، وثانيًا لا نختصر في حديثنا، فيضيع وقت العمل في المكالمات الهاتفية.