تظهر الدراسات بأن 85% من المعلومات التي نحتفظ بها لا نعود لها أبدًا، وأن نسبة كبيرة من الوثائق التي نبقيها في ملفاتنا هي أصلًا محفوظة في مكان آخر. لذلك تخلص من كل الوثائق التي لم تعد بحاجة إليها، وإذا كنت غير متردد فإن حجم ملفاتك ستنخفض بنسبة خمسين بالمائة.

وللأسف هناك الكثير من المؤسسات ترسخ بعض القواعد العقيمة مثل:"احفظ نسخة عن كل شيء قبل أن ترميه لأنك قد تحتاج إليه يومًا ما"والحقيقة أن هذه القاعدة لا تنطبق أبدًا إلا على الأوراق التي لها قيمة قانونية، أم غيرها من الأوراق فإنها ستفقد قيمتها بمرور الوقت.

وكلما كانت الملفات منظمة ومرتبة ازداد احتمال إفادتنا من المعلومات الموجودة فيها، وهذا هو عمل الملفات، اخترعنا الملفات لكي تحفظ لنا المعلومات المهمة حتى نرجع لها بسرعة متى ما أردنا ذلك.

اليوم الثالث: التخطيط

التخطيط هو أساس عملية التنظيم، وكان على مؤلف الكتاب أن يضع هذا الفصل في بداية الكتاب.

التخطيط يمر بثلاث مراحل: تحديد الأهداف، رسم خطوات الخطة التفصيلية ثم التنظيم اليومي.

تحديد الأهداف

إذا لم تحدد أي أهداف لحياتك العائلية والمهنية فلا فائدة من أن تنظم نفسك، لذلك عليك أن تسأل نفسك دومًا، ماذا أريد أن أحقق في حياتي؟ كيف سأكون بعد خمس أو عشر سنين؟ وعليك أن تكتشف ما تريد فعلًا لا ما يريده الناس منك، وهذه الأهداف يجب أن تكون سامية في توجهها، فليس من الأهداف أن تحصل على الملايين من الأموال، أو أن تحصل على لقب معين.

إذا حددت هذه الأهداف، عليك أن تدونها في مفكرتك أو تعلقها في مكان ما بحيث تراها كل يوم فتكون نصب عينيك فلا تنسها أو تحيد عنها.

الخطوات التفصيلية

إذا وضعت أهداف كبيرة قد يدور في نفسك بأنها مستحيلة وستبدأ عندها بالتراجع وتعديل هذه الأهداف، لذلك عليك أن تضع الخطوات الصغيرة التي ستمشي عليها حتى تحقق هذه الأهداف الكبيرة، هذه الخطوات الصغيرة ستعطيك الحماس والقدرة على مواصلة المسير نحو أهدافك، ولن تشعر بفائدة هذه الخطوات إلا إذا استخدمتها، وفوائد هذه الخطوات هي:

* تحول الأهداف المثبطة إلى خطوات يمكن تحقيقها.

* تحثنا على تحقيق أهدافنا.

* تسهل تطبيق الأفكار.

* تمكننا من التركيز على المهم وليس الطارئ.

* تشكل علامة نستطيع من خلالها تقويم تقدمنا.

* تساعدنا على تفادي المشاكل.

التخطيط اليومي

* يمكننا من تنظيم عملنا بواقعية.

* يعمل كمفكرة.

* ينظم العقل ويجمع شتاته.

* يساعدنا على إنهاء الأعمال في وقتها.

* يحثنا على العمل.

* يساعدنا على التركيز على تحقيق أهدافنا التي لها الأولوية

عليك أن تختار وسيلتك التي ستنظم وقتك بها، قد تناسبك المفكرات أو البطاقات أو قائمة لكل يوم، المهم أن تكون الوسيلة معينة لك على تحقيق أهدافك، وهذه الخطوات ستعينك على تنظيم وقتك:

* خطط لليوم التالي، قبل نومك عليك قضاء بعض الوقت لوضع قائمة بالذي تود أن تقوم به والواجبات المكلف به.

* أكمل ما لم تنجزه اليوم، إذا لم تستطع إنجاز بعض المهمات فلا تلغيها أو تؤخرها، اكتبها على قائمة اليوم التالي.

* ضع الأعمال أو الخطوات التي ستحقق أهدافك المستقبلية ضمن قائمة الأعمال.

* حدد أولوية كل عمل أو مهمة، ويمكنك استخدام الأرقام أو الحروف أو حتى الأشكال، أو حتى الألوان المهم أن تكون رموز ذات معنى، ويجب أن تكون هناك مهمات لها الأولوية ومهمات عاجلة ومهمات لا بأس غن أجلتها.

* فوض الآخرين، يمكنك أن تفوض بعض الأعمال للآخرين ولا يعني التفويض استغلال الآخرين بل هو تطوير لمهاراتهم خصوصًا إذا كانوا من المرؤوسين، يمكنك أن تتخلى لهم ببعض مسؤولياتك.

* قدر المدة اللازمة لكل مهمة، وأضف عليها بعض الوقت لأنك بالتأكيد لن تنتهي من أي مهمة بالوقت الذي قدرته.

اليوم الخامس: تنظيم الاجتماعات

يقضي المدراء 30% - 50% من وقتهم في اجتماعات، أو زيارات مفاجئة أو مقابلات، لذلك سنناقش كيف يمكنك تقليص الوقت اللازم للاجتماعات والاستفادة من كل اجتماع بفعالية قصوى.

* إذا أردت عقد اجتماع فبحث عن بديل إذا توفر، فقد تكفي مكالمة هاتفية أو محادثة وجهاُ لوجه.

* إذا قررت عقد اجتماع حدد هدف الاجتماع بوضوح، وأخبر جميع من سيشارك في الاجتماع بهذا الهدف قبل الاجتماع بمدة كافية.

* ضع جدول لأعمال الاجتماع، وضع أهم البنود أولًا.

هذا قبل الاجتماع أما أثناء الاجتماع فهناك عوامل تحول دون الاستفادة من الاجتماع، فعليك تجنبها:

* التأخر في الحضور.

* عدم وضوح الهدف من الاجتماع.

* النقاشات المشتتة، لذلك يجب أن يدير الحوار رئيس الاجتماع أو شخص متمكن من ذلك.

* قلة المشاركة وتفضيل الصمت، وقد يكون هذا بسبب الانتقادات، لذلك أجل كل الانتقادات إلى آخر الاجتماع.

* المقاطعات، تجنب المكالمات الهاتفية أو الزيارات المفاجئة.

* التردد في اتخاذ القرارات.

ملاحظة: قد تكون هذه التعليمات سهلة، لكن تطبيقها صعب لذلك نفذ هذه الخطوات تكرارًا حتى يتعود الجميع عليها. وهناك كتب متخصصة لإدارة الاجتماعات ستجد فيها تفاصيل مفيدة.

اليوم الخامس: تنظيم المشاريع

المشروع: هو مجموعة من المهمات المترابطة والتي تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد.

تسعة أسباب لفشل المشاريع:

1.تحمل الكثير من المهمات.

2.التخطيط الغير مناسب.

3.زيادة التكلفة وقلة الأرباح.

4.تكليف الأشخاص غير المناسبين بمهمات المشروع.

5.التأجيل.

6.الفشل في تحديد المشاكل المحتملة.

7.ضعف النظرة الشاملة.

8.عدم وجود هدف واضح.

9.قلة التواصل بين أفراد الفريق العامل في المشروع.

التخطيط

كلما أعطينا التخطيط وقتًا أكبر سهلت عملية التنفيذ، وتقلص الوقت اللزم لإنهاء المشروع وخفضنا التكلفة الكلية للمشروع، ويتضمن التخطيط خمس خطوات أساسية:

* تحديد الهدف، وكلما كن الهدف واضحًا وموجزًا اتضحت للعاملين الخطوات التي سيسلكونها.

* تحليل الكلفة والأرباح، فلا فائدة من المشروع إذا لم يعد علينا بأرباح جيدة.

* تقسيم المشروع إلى مجموعة مهمات صغيرة.

* تحديد المدة اللازمة لإنهاء كل مهمة.

* توزيع المهمات على أفراد المشروع.

المراقبة

هدف المراقبة التأكد من أن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح والإسراع بمعالجة الأخطاء في حال حدوثها. ويستحسن وضع جميع الملفات والمستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد.

التقويم والمراجعة

علينا تقويم المشروع، لنعرف السلبيات لنتجنبها في المشاريع التالية، وندون تجربة المشروع حتى يستفيد الآخرين من هذه التجربة.

اليوم السادس: ترويض الاتصالات الهاتفية

الهاتف أداة اتصال مهمة، سريعة ورخيصة، وللأسف يساء استخدامه، فيصبح أداة لإهدار الوقت، لأننا أولًا لا نستطيع أن نتوقع أهمية المكالمات التي تصل إلينا، وثانيًا لا نختصر في حديثنا، فيضيع وقت العمل في المكالمات الهاتفية.

لذلك عليك اختصار المكالمات الغير مهمة، وخصص أوراق للتدوين ملاحظاتك التي تتلقها في الهاتف، ولا تبعثر ملاحظاتك في عدة قصاصات وأوراق.

ومن النصائح المهمة أن تخصص ساعة لا تتلقى فيها أي مكالمة وتركز فيها على الأعمال المهمة ذات الأولوية.

أما عن الاتصالات التي نجريها، فيجب أن نفكر قليلًا قبل إجراء أي مكالمة، قد تكون أنت من قاطع نفسه لإجراء هذه المكالمة، لذلك اكتب ملاحظة بخصوص هذه المكالمة وأنهي العمل الذي تباشره وركز عليه ثم قم بالمكالمة بعد الانتهاء من عملك.