ـ خطط لكل ساعة من عملك اليومي، وحدد أوقات لمهام جدولك اليومي، أعطى لكل مهمة الوقت اللازم لإنجازها، واستغل وقتك لمعالجة الأمور ذات الأولوية، وإذا انتهيت من المهمة مبكرًا، ابدأ مباشرة في إنجاز التالية.

-استغل الأوقات التي تكون فيها في ذروة طاقتك لإنجاز المهام الأكثر إلحاحًا، وكلما أكثرت من استعمال تقنية الوقت المحدد لكل مهمة، كلما أصبحت أكثر مهارة في تحديد الوقت المطلوب.

ـ ركز حتى وإن كنت مطالب بإنجاز (101) مشروع، يجب أن تعمل على زيادة مجهودك. هناك الكثير من الإغراءات التي تصرف انتباهك، الكثير من الأشياء الشيقة لتعملها والأماكن لتذهب إليها والناس لتختلط بهم، فبإمكانك قضاء وقتك بعدة طرق أخرى، لكن إذا أردت أن تنجز فما عليك إلا أن تركز على ما هو أكثر أهمية، هكذا ببساطه.

ـ في نهاية اليوم اقضِ 10 دقائق للتحضير لعمل الغد، اكتب قائمة بأولويات اليوم التالي مسبقًا. سيوفر لك هذا وقتًا ثمينًا في الصباح، يمكنك أن تدخل مباشرة في عملك بدون الحاجة لعمل قوائم واختيارات.

اتباع هذه الإستراتيجية يضمن لك استغلال اليوم من أوله والعمل على إنجاز أكثر المهام أولوية.

ـ حدد باستمرار الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة. عندما تبدأ في إنجاز المهام، فإنك تحتاج للعمل بدون أي عوائق وعندها ستشعر بحدوث النتائج المطلوبة بشكل أسرع.

التنظيم:

ـ هيئ مكتبك لتقوم بأداء عالي وكفء، الكثير من الضوء الطبيعي بقدر المستطاع، مساحة فارغة كافية على المكتب، كرسِ مريح، وأي شيء تحتاجه لأداء المهمة المطلوبة على أكمل وجه.

ـ ضع كل شيء في مكانه في نهاية اليوم، أفرغ مكتبك وارجع كل ملف أو مستند لمكانه المعهود، فبهذه الطريقة ستجد كل شيء في مكانه عندما تحتاجه في المرة القادمة.

ـ تفادى تكديس الورق فوق مكتبك، أحفظه لتعرف مكانه بالضبط، وقلل عدد مرات استخدامك لكل ورقة.

ـ استفد من كل المصادر القيمة التي أمامك، ويمكنك الاعتماد على حدسك الخاص للوصول إلى ما تحتاج، بدون تضييع الوقت في البحث ومن الأفضل أحيانًا الاستعانة بالآخرين للبحث عن المعلومات مع ملاحظة أن مصادر مثل الأرشيف الحكومي والإنترنت والدليل التجاري قد تكون ذا قيمة كبيرة كمصادر للمعلومات بدون تضييع الوقت، استخرج هذه المصادر.

ابدأ فورًا:

ابدأ كل صباح على مكتب نظيف، وفى المساء قبل أن تنصرف تخلص من أي تراكم للعمل، فإن داومت على تنظيف مكتبك كعادة يومية ضمن عملك اليومي، ستقهر أي عقبه تؤدى إلى الفوضى وتمنعك من التفكير الواضح المبدع، ببساطه، لا يمكنك القيام بأداء مميز إذا واجهت كل من العمل الكتابي، ومجموعة من المهام التي يجب أن تنجز في وقت واحد.

ـ قم بعمل أبغض المهام أولًا، وذلك عند ما تواجه بقائمة من المهام الثقيلة، قم بالأكثر بغضًا واحدة تلو الأخرى، ستشعر بعد ذلك أن كل ما يأتي لاحقًا سهل، وستشعر أنك لا تقهر باقي اليوم.

ـ ابدأ فورًا، واتخذ شعار"قم بعملك الآن"، وإن لم تبدأ فلن تنتهي، إذا انتظرت انتظام بعض الأمور، فقد تفقدها كلها. إنجاز بعض الخطوات كل يوم يصل بك إلى تحقيق هدفك. لا تؤجل عملك. قم به الآن.

ـ كن دقيقًا، طور دقة المواعيد إلى عادة، وفي وقت قصير جدًا ستنجز أكثر من غيرك بـ97%. الدقة في المواعيد ستجعلك تبدو ملتزمًا ويوفر لك الوقت والمال، ويجعلك كذلك تحترم وقت الآخرين.

ـ استفد من البداية المبكرة في الصباح، استيقظ ساعة مبكرًا عن المعتاد وأستغل هذه الساعة للقيام بأفضل أداء، جرب هذا لمدة شهر وستدهش لما يمكن أن تفعله هذه الساعة لك، إنها وسيلة سهلة لكسب فوائد مميزة.

أبدع أفكارا منتجة:

ـ إذا توفر لديك وقت إضافي أعمل فيه على الخطوة الأكثر أهمية. لأنها هي التي تعطيك القيمة الأعلى أو المردود الأكبر، اسأل نفسك باستمرار"ما هو الاستثمار الأمثل لوقتي، الآن؟"وعندها قم بأكثر الأعمال إنتاجية.

ـ واصل التركيز على أي خطوة مهملة ذات أولوية، اعمل عليها باستمرار.

ـ أنجز المهام التي تعود عليك بقيمة مميزة.

-أعط المهام السهلة الباقية لمن يؤديها إن أمكن، وهذه وسيلة فعالة جدًا لرفع معدل الإنتاج فلن تستطيع وحدك أن تقوم بكل العمل، فالتعاون والاشتراك في العمل مثمر للغاية، فقم بالمهام الرئيسية التي ستنجزها أنت فقط بأفضل ما يمكن. مهما كانت مهارتك وتجربتك وخبرتك عليك استغلالها عمليًا، بما تحتاجه المهمة، استثمر وقتك وخبرتك بحكمة، دقق في كل مهمة وقرر أي من الإمكانات المتاحة أكثر فاعلية لإنجازها.

ـ حول وقتك لأفعال منتجة، حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية، استجمع كل قوتك، ثم قم بالعمل.

-استخدم الأوقات الأقل في معدلات الإنتاج للرد على المكالمات الهاتفية أو إرسال الفاكسات أو للاجتماعات وإدارة المناقشات.

لا يمكن لأحد أن يحافظ على معدل إنتاج مرتفع طوال اليوم، يكمن السر في أن تعرف أكثر أوقاتك نشاطًا، وتقوم فيها بما هو أكثر أهمية من متطلبات العمل.

-قم بالأعمال بين الأوقات بمعنى أن تستغل وقت الانتظار في المواصلات بأن تقرأ في كتاب، أو مصحف، أو تذكر الله، أو تعيد ترتيب حسابات يومك، فهناك من يمكنه استغلال الوقت الذي يمضي في المواصلات لمدة سنوات للحصول علي دبلومة دراسات عليا.

ـ طور أداءك في العمل. لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد. أبدأ في العمل فورًا وستنجز خلال عشر سنوات ما ينجزه الآخرون طوال حياتهم.

-قم بعملك الآن وستشعر بإحساس الإنجاز الرائع، كيفية استثمارك لوقتك تحدد نوعية حياتك التي تصنعها.

ـ قم بزيادة إنجازك بالانتقال فورًا للمهمة التالية، كلما أنجزت مهمة تلو الأخرى، كلما تضاعفت احتمالية زيادة إنتاجك، فالنجاح يولد نجاح، كل مهمة تنتهي بنجاح تزيد من حماسك وتعزز من ثقتك لإنجاز المزيد، كل إنجاز ناجح يعزز من قدرتك على مواجهة التحدي التالي، قم بعمل كل خطوة على حده ثم انتقل للتالية فورًا.

ـ حول أنشطتك اليومية الأساسية إلى عادة قوية، فالعادة هي شيء تقوم به تلقائيًا، بدون تحكم العقل الواعي، كل واحد منا لديه مهام بغيضة أو مقيتة، ومع ذلك مهمة، بمجرد أن تصبح عادة، سيسهل تحملها. وليس عليك حينها أن تتوقف وتفكر بها.

وسائل وتقنيات وخطوات فاعلة:

ـ ابتعد عن المقاطعات الشخصية، عندما تؤدى عملك، فإن آخر ما تحتاجه هي التدخلات غير الضرورية. يحدث أكبر إنجاز عند ازدياد حماسك واندماجك بالعمل كلما اقتربت نحو النتيجة الناجحة. يمكن أن تعيق المقاطعات نجاحك، لذا لا تدعها تحدث، استخدم وسائل عدم الإزعاج مثل علامات على الباب أو البريد الصوتي، وإن كنت مضطرًا ابحث عن مكان بعيد للعمل حيث لا يجدك الآخرون، أو غير أوقاتك لتكون في قمة نشاطك حيث لا يكون وقت الذروة عند الآخرين.

ـ تعلم أن تتجاهل المهام التي لا تؤدى لنتائج. فما أسهل أن تشغل نفسك بعمل أقل أهمية، إن كانت الخطوة غير هامة اليوم، فلا تضيع وقتك بها، كلما ابتعدت عن المهام الأقل إنتاجًا، كلما كنت منتجًا.

ـ سجل أفكارك على مسجل، أو استعمل برامج الصوت في الكمبيوتر، ثم حرر الكلمات إلى صيغة ملائمة، فهذه طريقة سهلة للتعبير عن أفكارك، بدون عناء محاولة الكتابة المنمقة. الكتابة لكثير من الناس عمل مضجر، ولكن التحدث أسهل طالما أنه ليس أمام جمهور، وغالبًا تكون الكتابة أكثر فاعلية إذا كانت بغرض الاتصال بين شخصين.