يعد التنظيم السليم للوقت عاملًا مهمًا في قيادتك لوقتك، والذي من خلاله سوف تحقق نتائج فورية وكبيرة في حياتك العملية. يحتوي اليوم على 86400 ثانية، وهذا الكتاب يقدم لك العون في كيفية الاستفادة من هذا الوقت في التقدم والنجاح.

الفصل الأول:

تقييم الذات:

بداية سنقوم بتقييم قدراتنا الحالية على تنظيم الوقت، ولا شك أن هذا التقييم سيعطينا مؤشرات إيجابية أو سلبية في تعاملنا مع الوقت.

تحديد العوامل المضيعة للوقت:

قد نصاب بخيبة أمل إذا علمنا أن أغلب أعمالنا تندرج تحت طائلة مضيعات الوقت، والتي عادة ما تكون نتائجها سيئة، وفي أحسن الأحوال يكون مردودها ضعيف، ومن هذه المضيعات للوقت:

01 إضاعة الأشياء: كم من الوقت نستغرقه في البحث عن الأشياء التي ربما وضعناها أو حفظناها بشكل خاطئ، أو ربما نضطر للقيام بالعمل مرتين لأن الأول بكل بساطة ضاع؟.

02 الاجتماعات: يمضي الكثير من الوقت المهدر في الاجتماعات التي لا أهداف لها أو التي تبدأ أو تنتهي في غير وقتها، أو التي تدار بشكل سييء.

03 الهاتف: يسرق الهاتف منا وقتًا ثمينًا، ويستغرق في الحديث بمكالمات هاتفية طويلة عن الحد المقدر لها.

04 المقاطعات: تشكل المقاطعات جزءًا مهمًا من هدر الوقت حيث تساهم هذه المقاطعات في هدر الوقت ورداءة الأداء.

05 التأجيل: تقنية سلبية لتأخير العمل والسبب هو هدر الوقت.

06 الأوراق التي لا قيمة لها: لا شك أن تراكم الأوراق سببه هدر الوقت بالاهتمام بأمور ثانوية والتغافل عن الأمور الأساسية.

07 الأزمات: تواجهنا الأزمات تلو الأزمات مما يؤدي إلى هدر في جوانب عديدة ومن أهمها الوقت، وذلك لسوء إدارة الأزمات.

08 التكليف المعكوس: قد يسمح البعض بالتكليف المعكوس من الآخرين ممن هم أقل منا رتبة أو منزلة مما يساهم في هدر أوقاتنا.

09 الكمالية: قد نحتاج وقتًا إضافيًا للحصول على الكمالية بينما تكفي أن تحقق 95% بدلًا من هدر الوقت والكمالية المزعومة.

10.اللهو: لكل أمر ضوابط إذا خرج عنها أصبح سلبيًا، وهذا مثله اللهو الذي إذا خرج عن إطاره أصبح هدرًا للوقت مؤثرًا على الإنتاجية.

تغيير عاداتنا:

إن الكثير من عوامل مضيعات الوقت أصبحت جزءًا من حياتنا العملية والسبب أنها أصبحت عادة لنا من حيث لا نشعر، ولكن..

ألم يحن الوقت للتغير وقلب العملية؟

لا شك أن رغبتنا بذلك نصف المشوار أو التغيير، بعد ذلك يتطلب التغيير وقتًا وجهدًا كبيرين، بعد ذلك تأتي المثابرة والاستمرار على عملية التغيير، وأفضل وقت لبدء التغيير هو الآن!،

عملية التغيير المؤلفة من أربع خطوات:

01 اكتب الأسباب التي تؤدي إلى ضياع وقتك.

02 عدد المشاكل التي يسببها عادة هدر الوقت.

03 تصور عادة تنظيم الوقت.

04 تنمية عادة توفير الوقت.

الفصل الثاني:

الحد من تراكم الأوراق:

حملة تخفيف الأوراق:

لكي نركز على الأشياء المهمة علينا أن نتخلص من الأشياء قليلة المردود، ولكن قد نكون نحن السبب في تجمع الأوراق لدينا بكثافة، فأسلوبنا في العمل هو السبب في تراكم هذه الأوراق بقولنا أرسل لنا نسخة من الخطة أو التقرير...، لذلك ضع لائحة تحدد فيها ضوابط إرسال الورق منك وإليك.

إن تخفيف الورق يعني تخفيف التكلفة وتحسين الإنتاجية والمعنويات.

التعامل الفعال مع الأوراق:

يجب أن نتعامل مع أية ورقة تصل إلينا مرة واحدة فقط حتى لا يضيع وقتنا بأمور متكررة.

اختبار الحصبة:

هذه التقنية تتمثل في التعامل السريع مع أية ورقة تصلنا، وذلك بوضع نقطة حمراء كلما اطلعنا أو تناولنا ورقة، وإذا وجدنا نهاية الأسبوع تفشي الحصبة (النقاط الحمراء) في الأوراق فهذا مؤشر على ضرورة تغيير عاداتنا التي تسلبنا وقتنا الثمين. إن التردد في التعامل مع الأوراق بصورة فعالة يؤدي إلى تراكم أكوام من الأوراق غير المنجزة، ويصبح المكتب غير المنظم، والذي يؤدي إلى:

إنتاج أقل..

ضياع الفرص..

بحث جنوني عن المعلومات المفقودة..

ساعات عمل طويلة..

معنويات منخفضة..

أزمات غير متوقعة..

تقنية الرافت (RAFA)

وهذه التقنية تنقذك من الغرق في بحر الأوراق وتعني:

01 تحويلها أو إحالتها أو توجيههاRefer it:

أو

02 نعمل عليها والبت فيها: Act on it

أو

03وضعها في الملف المناسب: File it

أو

04 التخلص منها في سلة المهملات: Throw it a way

نستفيد مما سبق أن يكون لدينا تنظيم أكثر لأوراقنا، وأن يكون لدينا مكان لكل شيء، وأن يوضع كل غرض في مكانه المناسب له.

التوثيق الفعَّال:

من الأهمية بمكان ألا يكون هدف ترتيب الملفات هو إبعاد الأوراق عن النظر فحسب بل إلى كيفية إيجادها عند الحاجة إليها.

تنظيف الملفات:

وذلك بالتخلص من كومة الأوراق المتكدسة في الملفات التي غالبًا ما نحتفظ بها لتوهمنا بالرجوع إليها مستقبلًا مع أنها محفوظة في مكان آخر!!، لذا علينا ألا نتردد في تنظيف ملفاتنا من الأوراق التي:

01 لن نعود إليها أبدًا.

02 ما يمكن إيجاده في مكان آخر.

03 ما يقل مردودها.

وبهذه الطريقة سوف يقل حجم ملفاتنا بنسبة خمسين بالمئة.

إعادة تنظيم الملفات:

تنظيم الملفات يساعدنا في الوصول إلى المعلومات بشكل سريع. إذا نسي المرء أن يحتفظ بشيء ما أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء فهذا يعني حتمًا أنه لا يحتاج إليه أبدًا.

يمكنك إعادة تنظيم ملفاتك حسب الموضوع أو الأبجدية أو التاريخ أو اللون أو الموقع الجغرافي أو وفق الأرقام، لا شك أن هذه الطرق ستجعلنا نقلل من الوقت الضائع في البحث عن المعلومات أو يتلاشى نهائيًا. كل ذلك بقرارك أنت!!

الفصل الثالث:

التخطيط:

يعتبر التخطيط من أهم تقنيات الوقت، وعندما لا تحدد أهدافك فإنك ستحقق أهداف الآخرين.

سنتطرق إلى التخطيط من ثلاثة جوانب رئيسة وهي:

01 تحديد الأهداف:

لا شك أن لكل شركة ناجحة أو شخص ناجح هدف واضح يسعى لتحقيقه، بل ويتصور نفسه أنه حققه بجدارة، لذلك تنصب جهوده نحو هذا الهدف.

التصور الخلاّق:

إن التصور المستقبلي لأنفسنا عامل مهم نحو تحقيق الهدف، ولكي نصل إلى ذلك علينا أن نقسم الأهداف البعيدة أو المستحيلة إلى أهداف بسيطة أو صغيرة ممكنة التحقيق حتى نصل إلى الهدف البعيد لنا وفق مخطط مجدول، فتخيل نفسك بعد خمس أو عشر سنوات أو أكثر ماذا تطمع أن تكون؟

02 وضع مخططات العمل:

قبل إنجاز أي عمل أو تحقيق أي هدف يجب أن نضع المخطط أو المسار أو الطريق التي سنتبعها نحو تحقيق وإنجاز هذا العمل خطوة خطوة إضافة إلى حساب التكلفة لتحقيق هذا الهدف، سواء كان ماديًا أو معنويًا، والموازنة بين إيجابياته أو سلبياته.

03 التخطيط اليومي:

يعتبر التخطيط اليومي هو المرحلة الثانية بعد مخططات العمل، ومن فوائد التخطيط اليومي:

تنظيم العمل بواقعية.

يعمل كمفكرة عمل.

ينظم العقل.

يساعد على إنهاء العمل.

يحفزنا على العمل.

التركيز على الأولويات.

ثمان خطوات ضرورية لتنظيم يوم فعّال:

01 خمس دقائق للتخطيط اليومي: خصص خمس دقائق نهاية كل يوم للتخطيط.

02 إكمال ما لم تنجزه اليوم: انقل ما لم تنجزه إلى يوم آخر، وانتبه لعدم تكثير مهمات اليوم الواحد.

03 تخطيط أعمال اليوم التالي: كتابة أعمال اليوم التالي من مقابلات واجتماعات وغيرها.

04 إدخال الأعمال المتعلقة بتحقيقنا أهدافنا المستقبلية: علينا ربط أعمالنا العاجلة بالأعمال المستقبلية.

05 تحديد درجة أولوية كل بند من البنود: جدولة الأعمال حسب الأولوية تعطيك حرية لتقديم الأهم على المهم.