06 تفويض الآخرين: التفويض لا يعني استغلال الآخرين؛ بل لحفظ وقتك وجهدك وتطوير مهارات الآخرين.

07 تقدير المدة التي قد يحتاجها كل عمل: تحديد فترة زمنية لكل عمل هي مهمة صعبة ولكنها ستزول بعد فترة.

08 العمل على البريد وإضافة بعض الأمور على اللائحة: قد تستجد بعض الأمور الطارئة أو المهمة التي عليك إدخالها ووضعها في قائمة الأعمال حسب الأهمية والأولوية كما اتفقنا.

تذكر أن الطريقة الوحيدة الفعالة هي العمل وفق الأولويات، فلا نبدأ بالأمور غير المهمة إلا بعد الانتهاء من الأمور المهمة، وهكذا تبرمج وقتك بنفسك.

الفصل الرابع:

تنظيم الاجتماعات:

يقضي أغلب الإداريين حوالي 35% من حياتهم المهنية في اجتماعات ولكن من المؤسف أن هنالك اجتماعات غير مثمرة تسبب هدر الوقت، وذلك لأسباب إما تتعلق بالمترئسين أو المشاركين أو الاجتماع نفسه.

لماذا تفشل الاجتماعات:

قد يعود فشل الاجتماعات إلى عدة أسباب منها:

01 انعدام هدف واضح للاجتماعات.

02 ارتفاع كلفة الاجتماع.

03 سوء التنظيم

04 تأخر بين المشاركين.

05 سوء إدارة الاجتماع.

06 الخروج عن جدول أعمال الاجتماع.

07 عدم توفر المعدات والتسهيلات المناسبة.

ماذا تفعل قبل الاجتماع إذا كنت ترأسه:

أيًا كان نوع الاجتماع الذي سوف ترأسه؛ فاحرص على ما يلي:

01 ضرورة الاجتماع.

02 البدائل للاجتماع.

03 أهداف الاجتماع.

04 الأشخاص المشاركين.

05 مردود تحقيق الأهداف.

06 كلفة الاجتماع.

07 جدول أعمال الاجتماع.

08 إبلاغ المشاركين بمكان وزمان الاجتماع.

09 وصول معلومات الاجتماع للمشاركين مسبقًا.

010 أهمية حضور كل المشاركين للاجتماع أم لا؟

ما يجب أن يقوم به الرئيس خلال الاجتماع:

على الرئيس أن يكون متنبهًا للعوامل الهدامة التي تؤثر سلبًا على إنتاجية الاجتماع، ومن هذه العوامل:

01 التأخير:

إن ربط بداية الاجتماع باكتمال عدد المشاركين يعني هذا مكافأة المتأخرين على حساب الآخرين، لذا ضرورة بداية الاجتماع في وقته المحدد، وإغلاق الباب، وعدم إعادة ما تم مناقشته للمتأخرين.

02 المسائل المخفية:

يطلب من المشاركين الإفصاح عن أهدافهم واهتماماتهم الخفية من وراء الاجتماع، مما يسبب هدر الوقت من قبل رئيس الاجتماع.

03 النقاشات المشتتة:

النقاشات المشتتة من قبل المشاركين قد تنقل الاجتماع إلى مسار آخر، لذا المقاطعة بلباقة هي الطريقة الوحيدة فنتدخل بسرعة ونختصر وجهة نظر المتحدث ونعود بالاجتماع إلى مساره الصحيح.

04 قلة المشاركة:

تؤدي كثرة الانتقادات إلى قلة المشاركة، لذا لا بد من سؤال من لا يشارك عن رأيه أو يكون ضمن مجموعات صغيرة.

05 المقاطعات:

تسبب المقاطعات تشتيت الذهن وهدر الوقت للمشاركين أثناء الاجتماع، لذا أجّلْ جميع اتصالاتك أثناء الاجتماع، وضعْ على باب الاجتماع"يُمنع الإزعاج والمقاطعات".

06 المناقشات:

النقاشات غير المجدية تكون جوفاء خالية من الهدف تسبب تأخر الاجتماع، لذا علينا حصر هذه النقاشات لتناقش فيما يتبقى من الوقت أو تؤجل لوقت آخر، أو يعمل لها دراسة ثم إثبات فاعليتها من عدمها.

07 التردد:

إن التردد في اتخاذ القرار أثناء الاجتماع يعتبر عامل هدم للاجتماع، لذا علينا أن نتخذ القرار الملائم، ونضع الإجراءات والمهل المحددة لذلك.

وعندما نتخلص من هذه العوامل الهدامة سوف نحصل على اجتماعات فعالة وناجحة وهادفة.

الفصل الخامس:

تنظيم المشاريع:

تتضمن القدرة على تنظيم المشاريع ثلاث مراحل هي:

التخطيط:

المشروع عبارة عن مهمات مترابطة تؤدي في نهاية المطاف إلى هدف محدد، ترتبط سهولة تنفيذ المشروع ونجاحها بفعالية التخطيط ودقته، وتتضمن ذلك خمس خطوات مهمة وهي:

01تحديد الهدف: تحديد الهدف بدقة ووضوح يسهل عملية الوصول إليه بثقة وعزيمة.

02 تحليل الكلفة والأرباح: إن معرفة التكلفة والأرباح تعطيك انطباعًا: إلى أين ستكون، وكيف تصل إلى هدفك؟

03 تقسيم المشروع إلى مجموعة مهمات بسيطة: قد نقف عاجزين أمام المشاريع الضخمة فنراها مستحيلة بينما لو قسمت إلى مهمات صغيرة لانْقَلَبَ المستحيل إلى ممكن.

04 تحديد المهل اللازمة لإنجاز المهمات: الواقعية هي مفتاح النجاح، ومن ذلك تحديد المهل أو المدة الزمنية التي يستغرقها أداء المهمة بداية ونهاية.

05 تكليف الآخرين بالمهمات إذا دعت الحاجة: يتكون المشروع من عدة مهمات ومن الصعوبة بمكان أن تسيطر على كل هذه المهمات، لذا لكي تؤدى المهمات بنجاح؛ عليك بتفويض المهام للأشخاص المناسبين، والاستفادة من خبرات وإمكانات الآخرين.

المراقبة:

هدف المراقبة هو التأكد أن المشروع يسير بالاتجاه السليم وأن العمل ينفذ وفق الخطط المرسومة له مسبقًا، ومعالجة الأخطاء أولًا بأول حسب مبدأ الأولويات مع حفظ وثائق ولوائح المشروع بشكل منظم حتى يسهل الرجوع إليه بسرعة.

التقييم والمراجعة:

وهي المرحلة النهائية لكل مشروع، حيث يتم وضع معايير ومقاييس لمعرفة مؤشرات النجاح وأسباب الإخفاق أو الفشل عند حدوثه، وحتى نتعلم منها دروسًا للمستقبل، كذلك معرفة العوامل التي ساعدت على النجاح، وفي كل الأحوال تعطينا هذه المرحلة دفعة قوية وثبات وخبرة ودراية عند البداية بمشروع آخر.

الفصل السادس:

ترويض الهاتف:

يلعب الهاتف دورًا بارزًا في ضياع الوقت، لذا كيف تحد من هذه الاتصالات الهاتفية وتروض هذا الجهاز"المتمرد"؟!.

فخ الهاتف:

لا شك أن الهاتف حلقة تواصل مستمر مع العالم إضافة لقلة كلفته وسرعته، إلا أن سلبيته الوحيدة هي سماحه لأي متصل بالاتصال في أي وقت ولو كان غير مناسب، والأمر يعظم سوءًا إذا كان في أمور ثانوية، والمشكلة طالما رفعنا سماعة الهاتف لا يمكن إنزالها بسهولة، لذلك نظم الاتصالات الهاتفية واختصر المكالمات الثانوية واستفد من المكالمات المهمة إلى أقصى حد ممكن.

الاتصالات غير الضرورية:

هذا النوع من الاتصالات ضرره يلحق بجميع العاملين معك، إضافة إلى إضاعة الوقت الكثير، وعدم القدرة على الرد على الاتصالات المهمة، لذلك اجعل اتصالاتك الهاتفية هادفة وبناءة ومختصرة.

الاتصالات التي نتلقاها:

نحن لا نستطيع تقييم أهمية الاتصال إلا بعد رفع السماعة، لذا كل ما يمكن فعله هو اختصار الحديث في الاتصالات غير المفيدة وإعطاء الوقت الكافي للاتصالات المهمة.

هناك عشرة طرق لتنظيم الاتصالات التي نتلقاها وهي:

01 تحويل الهاتف عندما نكون منشغلين.

02 تخصيص وقت محدد لتلقي الاتصالات يوميًا.

03 تأجيل الاتصالات أثناء اللقاءات أو الاجتماعات.

04 مخاطبة المتصل غير المرغوب فيه بحزم واختصار شديد.

05 الطلب من المتصل الاتصال في وقت آخر.

06 تفادي العمل أثناء الاتصال.

07 تفادي تسجيل وتدوين الملاحظات على أوراق مبعثرة.

08 الرد على الاتصال المهم وعند الحاجة.

09 تحضير لائحة من الأعذار لاختصار الاتصالات.

010 الطلب من المستقبل عادة ألا يعطي الأسماء أو التحويل للأشخاص غير الودَّيين.

الاتصالات التي نجريها:

يسهل التحكم في هذا النوع من الاتصالات لأننا نحن الذين نقوم بالاتصال، وبالتالي نحدد الأشخاص الذين نرغب في التحدث إليهم، إضافة إلى أننا نملك التحكم في مدة المكالمة.

01 تخطيط الاتصال:

علينا أن نسأل أنفسنا قبل إجراء أي اتصال، ما هي المعلومات التي احتاج إليها؟ وما أفضل الطرق؟ وما هي الأوراق التي احتاج إليها؟ بمعنى أنني أخطط للاتصال قبل الاتصال.

02 إجراء الاتصال: