هو الذي يوقع في الأمور السلطانية وفصل المظالم وغيرهما
قال أبو الفضل الصوري كان الواجب أن لا يقرأ الكتب الواردة على الملك إلا هو بنفسه ولما كان ذلك متعذرا عليه لوفورها واتساع الدولة وكثرة المكاتبين من أصناف أرباب الخدم ووصول الكتب إليه من الأقطار النائية والممالك المتباعدة وضيق الزمان عن تفرغه لذلك وجب تفويضه إلى متولي ديوان رسائله قال ولما كان حال متولي صاحب الديوان كذلك لاشتغاله بالحضور عند الملك في بعض الأوقات لقراءة الكتب الواردة وتقرير ما يجاب به عن كل منها مع شغله بتصفح ما يكتب في الديوان والمقابلة به احتاج أن يرد أمرها إلى كاتب يقوم مقامه على ما سيذكر في صفات كتاب الديوان فيما بعد إن شاء الله تعالى
قال أبو الفضل الصوري ومن أهم ما يلزم صاحب هذا الديوان إشعار الملك ما يراه من الآراء الصائبة ويعلمه أن من أعظمها خطرا أن يصدر جواب كل كتاب يصل إليه في يومه ولا يؤخره إلى غده ويؤرخ في آخره بتاريخ ذلك اليوم فيقال وكتب في يوم وصول كتابك وهو يوم كذا فإن ذلك يقيم للملك هيبة كبيرة ويدل على تطلعه للأمور وانتصابه للتدبير وقلة إهماله لأمور دولته وكثرة احتفاله باستقامة شؤونها ويؤثر في نفس المكاتبين تأثيرا كبيرا ويستشعرون منه حذرا وخيفة قال وينبغي أن يأخذ جميع أرباب الخدم في البلاد بتاريخ كتبهم ويحذرهم من ترك ذلك فإن في إهماله ضررا كبيرا من حيث إنه ورد غير مؤرخ لم يعلم بعد العهد بما ذكر فيه من قربه ولا هل فات وقت النظر فيما تضمنه أم لا وإذا كان مؤرخا عرف ذلك وزالت