الثالث أن يضع بالديوان دفترا للحوادث العظيمة وما يتلوها مما يجري في جميع المملكة ويذكر كلا منها في تاريخه فإن المنفعة به كثيرة حتى إنه لو جمع من هذين الدفترين تاريخ لاجتمع
الرابع أن يعمل فهرستا للكتب الصادرة والواردة مفصلا مسانهة ومشاهرة ومياومة ويكتب تحت اسم كل من ورد من جهته كتاب ورد بتاريخ كذا ويشير إلى مضمونه إشارة تدل عليه أو ينسخه جميعه إن دعت الحاجة إلى ذلك ويسلمه بعد ذلك إلى الخازن ليتولى الاحتفاظ به على ما سيأتي ذكره
الخامس أن يعمل فهرستا للإنشاءات والتقاليد والأمانات والمناشير وغير ذلك مشاهرة في كل سنة بجميع شهورها وإذا انقضت سنة استجد آخر وعمل فيه على مثل ما تقدم
السادس أن يعمل فهرستا لترجمة ما يترجم من الكتب الواردة على الديوان بغير اللسان العربي من الرومي والفرنجي وغيرهما مصرحا بمعنى كل كتاب ومن ترجمه على ما تقدمت الإشارة إليه قال الصوري فإذا روعيت هذه القوانين انضبطت أموره ولم يكد يخل منه شيء وكان جميع ما يلتمس منه موجودا بأيسر سعي في أسرع وقت
أحدهما الخازن قال الصوري ينبغي أن يختار لهذه الخدمة رجل ذكي عاقل مأمون بالغ في الأمانة والثقة ونزاهة النفس وقلة الطمع إلى الحد الذي لا يزيد عليه فإن زمام جميع الديوان بيده فمتى كان قليل الأمانة ربما أمالته الرشوة إلى إخراج شيء من المكاتبات من الديوان وإفشاء سر من