استخراجها من هذه التذاكر أيسر من التنقيب عليها والتنقير عنها من الأضابير قال ويجب أن تسلم إليه جميع الكتب الواردة بعد أن يكتب بالإجابة عنها ليتأملها وينقل منها في تذاكره ما يحتاج إليه وإن كان قد أجيب عنه بشيء نقله ويجعل لكل صفقة أوراقا من هذه التذاكر على حدة تكون على رؤوس الأوراق علامات باسم تلك الصفقة أو الجهة ويكتب على هذه الصفقة فصل من كتاب فلان الوالي أو المشارف أو العامل ورد بتاريخ كذا مضمونه كذا أجيب عنه بكذا أو لم يجب عنه إلى أن تفرغ السنة يستجد للسنة الأخرى التي تتلوها تذكرة أخرى وكذلك يجعل له تذكرة يسطر فيها مهمات ما تخرج به الأوامر في الكتب الصادرة لئلا تغفل ولا يجاب عنها وتكون على الهيئة المتقدمة من ذكر النواحي وأرباب الخدم وإذا ورد جواب عن شيء مهم نزل عنده فيقول ورد جوابه عن هذا الفصل بتاريخ كذا يتضمن كذا فإنه إذا اعتمد هذا وجد السلطان جميع ما يسأل عنه حاضرا في وقته غير متعذر عليه
الثاني أن يضع في الديوان دفترا بألقاب الولاة وغيرهم من ذوي الخدم وأسمائهم وترتيب مخاطباتهم وتحت اسم كل واحد منهم كيف يخاطب بكاف الخطاب أو هاء الكناية ومقدار الدعاء الذي يدعى له به في السجلات والمكاتبات والمناشير والتوقيعات لاختلاف ذلك في عرف الوقت وكذلك يضع فيه ألقاب الملوك الأباعد والمكاتبين من الآفاق وكتابهم وأسماءهم وترتيب الدعاء لهم ومقداره ويكون هذا الدفتر حاضرا لدى كتاب الإنشاء ينقلون منه في المكاتبات ما يحتاجون إليه لأنه ربما تعذر حفظ ذلك عليهم ومتى تغير شيء منه كتبه تحته ويكون لكل خدمة ورقة مفردة فيها اسم متوليها ولقبه ودعاؤه ومتى صرف كتب عليه صرف بتاريخ كذا كذا أو نقص ولا يتغافل عن ذلك فإنه متى أهمل شيء من ذلك زل بزلله الكتاب وصاحب الديوان بل والسلطان نفسه