الأسرار فيضر بالدولة ضررا كبيرا ويجب أن يكون ملازما للحضور بين يدي كتاب الديوان فمتى كتب المنشىء أو المتصدي لمكاتبة الملوك أو المتصدي لمكاتبة أهل الدولة أو لكتابة المناشير وغيرها شيئا سلمه للمتصدي للنسخ فينسخه حرفا بحرف ويكتب بأعلى نسخه كتاب كذا ويذكر التاريخ بيومه وشهره وسنته على ما تقدم في موضعه ويسلمه للخازن وكذلك يفعل بالكتب الواردة بعد أن يأخذ خط الكاتب الذي كتب جوابها بما مثاله ورد هذا الكتاب من الجهة الفلانية بتاريخ كذا وكتب جوابه بتاريخ كذا وإن كان لا جواب عنه أخذ عليه خط صاحب الديوان أنه لا جواب عنه لتبرأ ذمته منه ولا يتأول عليه في وقت من الأوقات أنه أخفاه ولم يعلم به ثم يجمع كل نوع إلى مثله ويجمع متعلقات كل عمل من أعمال المملكة من المكاتبات الواردة وغيرها ويجعل لكل شهر إضبارة يجمع فيها كتب من يكاتب من أهل تلك الأعمال ويجعل عليها بطاقة مثل أن يكتب إضبارة لما ورد من المكاتبات بالأعمال الفلانية في الشهر الفلاني ثم يجمع تلك الأضابير ويجعلها إضبارة واحدة لذلك الشهر ويكتب عليها بطاقة بذلك ليسهل استخراج ما أراد أن يستخرجه من ذلك قال ويجب على هذا الخازن أن يحتفظ بجميع ما في هذا الديوان من الكتب الواردة ونسخ الكتب الصادرة والتذاكر وخرائط المهمات وضرائب الرسوم احتفاظا شديدا
الثاني حاجب الديوان قال الصوري ينبغي لصاحب ديوان الإنشاء أن يقيم لديوانه حاجبا لا يمكن أحدا من سائر الناس أن يدخل إليه ما خلا أهله الذين هو معذوق بهم فإنه يجمع أسرار السلطان الخفية فمن الواجب كتمها ومتى أهمل ذلك لم يؤمن أن يطلع منها على ما يكون بإظهاره سبب سقوط مرتبته وإذا كثر الغاشون له والداخلون إليه أمكن أهل الديوان معه