السلطاني بما مثاله يكتب ثم يكتب تحته ناظر الجيش ما مثاله يمتثل المرسوم الشريف ويعينه على من يختاره من كتاب الجيش ثم يترك بعد ذلك بديوان النظر ويكتب تاريخه بخط كاتب ناظر الجيش بذيل المثال ويخلده الكاتب المعين عليه ويكتب بذلك مربعه على ما سيأتي ذكره
وأما القصص فتختلف بحسب الحال فتارة ينهى فيها وفاة من كان بيده الإقطاع وتارة انتقاله عنه وتارة ارتجاعه وتارة طلب إعادة ما خرج عنه وتارة طلب تجديد ونحو ذلك
ويكتب ناظر الجيش على حاشيتها بالكشف ويكتب الكشف بذيل ظاهرها من ديوان الجيش بما مثاله
رافعها فلان أنهى ما هو كذا وكذا وسأل كذا وكذا ويذكر حال الإقطاع ثم يشملها الخط الشريف السلطاني بما مثاله يكتب وباقي الأمر على ما تقدم في ذكر المثال
وأما الإشهادات فتكون تارة بالنزول وتارة بالمقايضة وربما وقع ذلك بالشركة ثم يكتب ناظر الجيش على ظاهر الإشهاد بالكشف ويعمل فيه على ما تقدم في القصة
الجملة الثانية في صورة ما يكتب في المربعة الجيشية
قد جرت عادة ديوان الجيش أنه إذا عين ناظر الجيش المثال أو القصة أو الإشهاد على أحد من كتاب ديوان الجيش يخلد الكاتب ذلك عنده ثم تكتب به مربعة من ديوان الجيش وتكمل بالخطوط على ما تقدم وتجهز إلى ديوان الإنشاء فيعينها كاتب السر على من يكتب بها منشورا على ما سيأتي
وصورة المربعة أن يكتب في ورقة مربعة يجعل أعلى ظاهرة الورقة الأولى