كافة ويقوم توقيعه على القصص في نفوذ الأوامر مقام توقيع السلطان وجميع ما يعلم عليه السلطان من جليل وحقير في مزرته حتى ما يكتب من ديوان الجيش من المناشير وما يكتب من ديوان الوزارة وديوان الخاص وغيرهما من المربعات ونحوها وليس لأحد من المتولين لهذه المناصب التعرض لأخذ علامة سلطانية البتة وناهيك بذلك رفعة وشرفا باذخا
وأما لقبه الجاري عليه في كل زمن فقد تقدم أنهم كانوا في زمن بني أمية وما قبله يعبرون عنه بالكاتب لا يعرفون غير ذلك كما أشار إليه القضاعي في عيون المعارف فلما جاءت الدولة العباسية واستقر السفاح أول خلفائهم في الخلافة لقب كاتبه أبا سلمة الخلال بالوزارة وترك اسم الكاتب واستقر لقب الوزارة على من يليها من أرباب السيوف والأقلام إلى انقراض الخلافة من بغداد وتقدم أيضا أن هذا الديوان كان تارة يضاف إلى الوزارة فيكون الوزير هو الذي يباشره بنفسه أو يفوضه إلى من يتحدث فيه عنه وتارة ينفرد عنها فحيث انفرد عن الوزارة لقب متوليه بما يتضمن إضافته إلى صحابة الديوان وولايته بحسب ما يشتهر به الديوان في ذلك الزمن
فحيث كان الديوان مشهورا بديوان الرسائل كما كان في الزمن الأول لقب متوليه بصاحب ديوان الرسائل أو متولي ديوان الرسائل وربما قيل صاحب ديوان المكاتبات أو متولي ديوان المكاتبات وحيث كان الديوان مشهورا بديوان الإنشاء كما في زماننا بالديار المصرية لقب متوليه بصاحب ديوان الإنشاء وربما جمعوا لفظ الديوان تعظيما لمتوليه فقالوا صاحب دواوين الإنشاء بالممالك الإسلامية وعلى هذا مصطلح كتاب الديوان في زماننا في تعريفه فيما يكتب له من تقليد أو غيره على أنه لو قيل ناظر دواوين