* التخطيط لا التخبيط: قبل أن تبدأ الرحلة، عليك بالتخطيط المسبق لها، وافتراض مستلزماتها، وتنسيق الأعمال بين أفرادها، إذ العشوائية والارتجالية من أعظم مقاتل الأعمال وعدم استمرارها من أجل ذلك ننبه هنا إلى بعض الإعدادات المهمة للقيام برحلة دعوية.
عناصر التخطيط لرحلة هادفة.
حتى تكون الرحلة هادفة ومفيدة ولها ذكريات لا تُنسى في نفوس المشتركين ينبغي مراعاة عناصر هامة في التخطيط الجيد لأي رحلة، هذه العناصر هي:
1 -تحديد نوعية الرحلة: (تربوية، تعليمية، دعوية، ترفيهية، عبادية- حج، عمرة زيارة المدينة النبوية، جامعة .. )
2 -تحديد الهدف أو الأهداف المرحلية من الرحلة، وذلك يكون على ضوء تحديد نوعية الرحلة.
3 -إعداد الميزانية. (الاشتراكات، التبرعات، المساهمات .. )
4 -اللوازم الرئيسية للرحلة (وسائل نقل، أدوات ومستلزمات الرحلة: خيام، مفارش، ملابس .. )
5 البرنامج التفصيلي للرحلة. بنوعيه / المادي الاجتماعي والثقافي.
الاستعداد المادي والاجتماعي للرحلة:
* تحديد موعد الرحلة وإعلام المشاركين به قبل موعد الرحلة بوقت كاف.
* الحصول على الإذن المسبق من الجهة المرتبط بها الراحلون، وكذلك الإذن من ولي أمور الطلاب (المتربين) .
* الحصول على الإذن المسبق بالزيارة إذا كانت الرحلة إلى مكان لأحدٍ له عليه مسئولية.
* إعداد الميزانية الكافية للرحلة، وذلك على ضوء:
1 / حصر عدد المشاركين في الرحلة.
2 / تحديد طبيعة مكان الرحلة، من حيث مسافة الطريق ذهابا وإيابا، وطبيعة المكان قربه أو بعده عن المنافع العامة.
* توفر المستلزمات (أدوات الرحلة) قبل الرحلة بوقت كاف، لأن العشوائية والارتجالية تضر بالرحلة، فهي إمّا:
أ / أن تلغي الرحلة. أو ب / تكون الرحلة عشوائية
* الحرص على أن يكون وقت الرحلة خاصاً بتحقيق أهدافها، وأن لا يصرف شئ من الوقت في إكمال النواقص أو غيرها.