ز / تجهيز مكان الرحلة قبل موعدها بوقت كاف، وذلك بإرسال مجموعة استطلاعية إلى مكان الرحلة، لحجز المكان، وحتى لا يضيع وقت الرحلة في البحث عن مكان مناسب.
17 -اترك المكان نظيفاً بعد انقضاء الرحلة، والتنبيه على عدم العبث بالممتلكات الخاصة بالمكان إن وُجد.
18 -يستحسن الرجوع مبكراً من الرحلة لما فيه من تطييب نفوس أهالي المشاركين في الرحلة.
الاستعداد الثقافي للرحلة:
البرامج الثقافية في الرحلة هي روح الرحلة وجوهرها، وبقدر ما يكون البرنامج الثقافي فاعلاً ومفيدا، بقدر ماتكون الرحلة ناجحة مفيدة لها ذكريات خالدة!!
وحتى ننجح في ذلك لابد من مراعاة أمور:
1 -تأمين الأدوات التي تخدم البرامج في المخيم (مكبر صوت، جهاز تسجيل، لوحات، أقلام، دفاتر، ... ) .
2 -مراعاة التجديد والتغير سواءً في البرامج المطروحة، أو تغيير أسلوب طرح البرامج ' أو تغير أوقات الطرح مما يبعث في النفس الرغبة في إنجاح البرنامج وعدم الملل.
3 -عمل برنامج ترفيهي ثقافي للطريق.
4 -في الرحلة الأولى يستحسن أن يغلب فيها البرنامج الترفيهي، وأن تكون البرامج الجادة فيها متوسطة، بعكس إن كانت رحلة دوريّة.
5 -تنسيق البرامج الثقافية وتحديد المسئوليات فيها (المسابقات الثقافية، الدروس، الكلمات، حفلات السمر، ... ) .
6 -على الداعية أن يتحمل أخطاء المشاركين، وأن يكون عنده البديل الجاهز لأي برنامج قد يعتذر عنه من كُلِّف به.
7 -أن يتسم الداعية بحسن التصرف في أمثال هذه المواقف، وأن يكون حكيماً في معالجتها.
• توزيع المشاركين في الرحلة إلى مجموعات أو شُعب، وينبغي أن يراعى في هذا التقسيم:
أ / مراعاة العدل في تقسيم أصحاب المواهب والطاقات بين الشُعب.
ب / مراعاة فارق العمر بين المشاركين.
ج / أن يكون التقسيم مبني على معرفة مسبقة بالمشاركين من حيث أعمارهم وقدراتهم ...
د / يفضّل أن تتم عملية التقسيم قبل الوصول إلى مكان الرحلة.