02 أن يكون موقع مدير الاجتماع ظاهراً للمشاركين، يمكنهم من رؤيته.
03 التأكد من نوعية المشاركين وجلوسهم في المكان المناسب لهم، ويكون ذلك بكتابة أسمائهم على المقاعد؛ لتجنب المشاكسة أو المجادلة أو أي تصرف سيئ، ويتم ذلك بوضع خطة مسبقة لجلوس المشاركين.
تقسيم المدة الزمنية للاجتماع
من أهم عوامل النجاح في الاجتماعات هو إدارة وتقسيم الوقت حسب الجدول الزمني لأعمال الاجتماع، وأن لا يطغى ويستأثر بندٌ من بنود الاجتماع بوقت أكثر من الوقت المخصص له.
الفصل الرابع
ضبط الاجتماع
عندما يسند إليك إدارة اجتماع ما، فعليك أن تسلك عدة إجراءات أساسية، لا بد من تطبيقها؛ حتى تمُسك بزمام الاجتماع وتُديره بفاعلية أكبر.
افتتاح الاجتماع
هناك أمور أولية لا بد من اتباعها وهي:
01 إلقاء التحية:
الاجتماعات التي تبدأ بالترحيب بالمشاركين تعد أكثر متانة، يليها تعارف بين المشاركين ومراكزهم، خصوصاً عند وجود غرباء، هذه الأمور تهيئ النفوس للاجتماع .
02 مراجعة وقائع الجلسات السابقة:
إذا كان الاجتماع لاحقاً باجتماعات سابقة فإنه يذكر ما تم الاتفاق عليه، أو ما لم يتفق عليه خلال الجلسات السابقة، خصوصاً في الاجتماعات الرسمية.
الالتزام بالمدة الزمنية المحددة
يعد هذه الأمر أهم عناصر الاجتماع، فعلى مدير الاجتماع أن يبدأ وينتهي في الوقت المحدد للاجتماع، وللمساعدة في ضبط وقت الاجتماع يتبع ما يلي:
01 ابدأ في الوقت المحدد ولو لم يكتمل حضور المشاركين.
02 أبلغ المشاركين بقيمة وقت الاجتماع واستغلاله بدقة.
03 وضع ساعة إنذار تطلق إنذارها قبل نهاية الاجتماع بعشر دقائق؛ حتى تتمكن من تلخيص نقاط الاجتماع.
04 وضع فترة استراحة زمنية -خصوصاً في الاجتماعات الطويلة- لاستعادة الحيوية والنفس.
05 وضع مواعيد وتخصيص وقت لطرح آراء وأفكار المشاركين.
06 انتهاء الاجتماع عند الوقت المحدد أو قبله، واحذر أن تنهيه بعد وقته المحدد .
تركيز الانتباه في الاجتماع
على مدير الاجتماع أن يوجه ويركز انتباه المشاركين على موضوع الاجتماع الرئيسي ويكون لـ:
01 إعلان موضوع الاجتماع بوضوح.
02 تذكير المشاركين بهدف الاجتماع.
03 التعريف بالموضوع وجدول الأعمال المحدد له.
توجيه النقاش
مدير الاجتماع بمثابة قبطان السفينة، فعليه عبء توجيه دفة النقاش، ومنعه من الانحراف عن مساره الطبيعي وهدفه الأساسي، ويحصل ذلك بما يلي:
01 الالتزام بجدول الأعمال عند النقاش: وذلك بتذكير المشاركين -بوضوح- البند المشار إلى نقاشه.
02 توجيه الاجتماع إلى الأهداف الأصلية، وذلك عند خروج الاجتماع عن تحقيق أهدافه الأساسية فيتم تنبيه المشاركين إلى هدف الاجتماع الأصلي.
03 إدارك أي علامة تبعد عن سير الاجتماع: وهنا يجب مراقبة المشاركين؛ فربما يشرد أحدهم. أو يفكر خارج الاجتماع.
04 استغلال خبرات الآخرين: هناك عدد من المشاركين لهم خبراتهم الواسعة في أمر من الأمور، والذين هم محل احترام الآخرين؛ لذا يجب أن يستفاد منهم في صنع قرارات الاجتماع.
05 وضع الاقتراحات: وذلك بتشجيع المشاركين على إبداء اقتراحاتهم وأفكارهم ووضعها -عند مناسبتها- محل النقاش.
06 دعم آراء المشاركين في الاجتماع: وذلك بتبني أفكار المشاركين والثناء عليها، مما يزيد النقاش منفعة وفاعلية.
التعامل مع السلوك الاضطرابي
قد تحدث بعض الاضطرابات في بعض الاجتماعات: كالصدمات أو تيار الكلام والمشاجرات بين المشاركين، وهنا يتوجب على مدير الاجتماع أن يتولى زمام المسؤولية والقيادة في ضبط الموقف، وتوجيه المشاركين إلى تجاوز التهجمات الشخصية، وأنها أمر غير مقبول، ويسعى قدماً إلى تحريك الأمور إلى الأمام ويذكَّر المشاركين دائماً بأهداف الاجتماع، أو طلب استراحة، أو أي تصرف يخفف من حدة التوتر في الاجتماع؛ ليتمكن من -كونه مديرًا- أن يستعيد السيطرة على الاجتماع .
مواجهة الانحراف عن الهدف
قد يعمد بعض المشاركين إلى الاستطراد أو الدوران حول نقطة معينة، وهذا وإن كان أقل من الوضع الاضطرابي ولكنه يتطلب جهداً أكثر، وهنا على مدير الاجتماع أن يتبع الديبلوماسية في إقناع هذا النوع من المشاركين، والعودة إلى جادة الاجتماع.
ومن أبرز أساليب هذا النوع من المشاركين:
01 المبالغة في إبراز الصعوبات، والمشاكل والأخطاء والسلبيات.
02 الاعتراضات الدائمة، والتدخل في كل نقطة تثار في الاجتماع.
03 الانحراف عن موضوع النقاش، وتحويله إلى مواضيع لا تمت بصلة لموضوع الاجتماع.
وهنا يأتي دور مدير الاجتماع لمعالجة ما سبق بالحكمة، والقيادية والتوجيه الحسن.
بلورة الاتفاق
على مدير الاجتماع أن يعمد إلى تحويل الأمور إلى الأمام وبلورة النقاش حتى يحصل على إجماع من قبل المشاركين ويكون ذلك بـ:
01 وضع نقاط الاتفاق، ووضع نقاط الاختلاف، وهنا يتم تحديد مواضع اتفاق المشاركين، واختلافهم.
02 توجيه الأسئلة من قبل المدير إلى المشاركين: على مدير الاجتماع توجيه الأسئلة للمشاركين؛ حتى يضمن التأكيد على معلومة، أو إزالة اللبس وزيادة التوضيح.