03 الإعلان عن نتائج متوسطة غير نهائية: عند الانتهاء من كل بند، ويُتفق مبدئياً على نتيجة ما يقرر مدير الاجتماع هذه النتيجة، مما يشعر المشاركين بنتائج الاجتماع المثمرة .
04 التأكد من وجود قبول عام للنتائج: على مدير الاجتماع أن يجس نبض المشاركين، ومدى قبولهم للنتائج المقررة، ومن ثم الانتقال للمرحلة التالية:
تلخيص الاجتماع لاتخاذ الإجراءات التنفيذية
في نهاية الاجتماع من الأهمية بمكان التأكد على التزام المشاركين بالنتائج، وإجراءاتها التنفيذية، ويمكن ذلك بفعل:
01 تلخيص النتائج وإعلانها بوضوح، حتى لا يُترك شك أو لبس أو سوء فهم للمشاركين مما يفتح باباً للمطالبة والادعاء.
02 تحديد المهام والحدود الزمنية لتنفيذها، وهذا يجعل كل مشارك في الاجتماع يعرف ما له وما عليه من واجبات ومهام، والجدول الزمني لها: وتفيد هذه الخلاصة في أن يضمن مدير الاجتماع أن نتائج الاجتماع تنفذ بشكل أكيد وفعّال.
الفصل الخامس
توثيق الاجتماع
توثيق الاجتماع يعطيك مؤشراً على ما تم الموافقة عليه من قبل المشاركين وتوزيع المهام عليهم.
تدوين وقائع الاجتماع
يكلف بتدوين وقائع الاجتماع شخص مكلف ( أمين السر أو السكرتير أو غيره) وليس من اللائق أن يقوم بها مدير الاجتماع.
01 تدوين وقائع الاجتماع خلال الاجتماع:
يتطلب ذلك تدوين النقاط الأساسية المتعلقة بجدول الأعمال وما تمت الموافقة عليه ومَن سوف يقوم بها، ومراقبة الجدول الزمني لبنود جدول الأعمال، وعلى ذلك فيجب أن يدرك مدوّن الاجتماع أن دوره هو الاستماع بعناية فائقة، وتدوين كل وقائع الاجتماع بدقة.
02 التدوين بعد الاجتماع (تقرير الاجتماع)
فور انتهاء الاجتماع يجب تدوي نتائج الاجتماع مطبوعة بأسرع ما يمكن وتوزيعها على المشاركين، على أن يصف هذا التدوين القرارات التي تم اتخاذها واتُفِق عليها، والتنفيذ الإجرائي لها بما لا يدع مجالاً للبس أو المغالطة.
تقييم الاجتماع
معظم المشاركين في الاجتماعات يرغبون في الانتهاء منها بسرعة، ولكن على مدير الاجتماع أن يضمن أنه أنجز نتائج الاجتماع، والطريقة السهلة لذلك تعبئة استمارة استبيان توزع على المشاركين لتقييم الاجتماع، وعلى هذا الأساس يتمكن مدير الاجتماع من قياس جودة إدارته للاجتماع.
الفصل السادس
موقف المدير من الاجتماع
يتجلى موقف مدير الاجتماع ليس فقط في كونه مديراً ومسؤولاً عن الاجتماع؛ بل يتعدى إلى اتخاذه مواقف إيجابية تدفع نحو تحقيق الأفضل.
تولي مسؤولية إدارة الاجتماع ( قيادة الاجتماع)
عليك كمدير اجتماع أن تكون مستعداً ومتسلحاً لجعل الاجتماع فعالاً، ولفعل ذلك عليك بما يلي:
01 فرض إرادتك على الآخرين من خلال الأنظمة والقوانين، فلا بد أن تكون حازماً .
02 اقنع نفسك بأنك على قدر تولي المسؤولية واستمتع بذلك .
توقع الأفضل من الاجتماع
توقع أنه دائماً يمكنك تحقيق النتائج الإيجابية من الاجتماعات، وحتى تحصل على ذلك لا بد من:
01 اعتبار الاجتماع مهماً.
02 اعتبار حضور المشاركين فيه ضرورياً.
03 التأكد من استثمار الوقت.
04 النية الحسنة بنتائج الاجتماع الإيجابية.
05 أعط مؤشرات تدل على تفاؤلات من الاجتماع ونتائجه.
تولي إجراءات الاجتماع
إن التعاون المشترك بين المشاركين في الاجتماع هو الذي يحدد نجاح ذلك الاجتماع ولتنفيذ إجراءاته فعلى مدير الاجتماع أن يعمد إلى:
01 قراءة وقائع جلسة الاجتماع، والتأكد على ما هو المطلوب من كل مشارك.
02 وضع الآلية المناسبة للتنفيذ حسب جدول زمني محدد.
03 كونك مدير الاجتماع يجعلك محل قدوة للجميع، فقم بالتزاماتك، وسيقوم الآخرون بالتزاماتهم، وعندها ينجح الاجتماع تماماً.
فوائد الاجتماعات الفعالة
01 اطلاع الأشخاص بشكل مستمر على ما يستجد من معلومات جديدة.
02 قدرة الأشخاص على التعبير عن آرائهم وأفكارهم، ومن ثم تقييمها .
03 الوصول إلى اتفاق وتقليص هوة الخلاف.
04 ضع القرارات الملائمة للجميع.
05 إقبال الأشخاص على القرارات الصادرة من الاجتماع، وحرصهم على تطبيقها.
06 تنفيذ الإجراءات بدون معارضات.
07 كسب التزام الأشخاص بطريقة غير مباشرة.
08 تحفيز الأشخاص على بذل المزيد من العطاء والأداء الجيد