فهرس الكتاب
السلسلة:سلسلة الدليل الإداري
الكتاب: قواعد إدارة الاجتماعات
المؤلف: Keet.konan
عدد الصفحات:63 صفحة
الناشر: الدار العربية للعلوم
فكرة الكتاب
تعد إدارة الاجتماعات بفعالية وبشكل مثمر أحد مهام الإدارة الناجحة، وهذا الكتاب يرشدك إلى: كيف تدير اجتماعاتك بشكل مثمر؟
الفصل الأول
لماذا لا تنجح الاجتماعات
تعتبر الاجتماعات وسيلة لتحقيق غاية ( هدف) ، وعند انعدام هذه الأهداف أو رداءة الوسيلة تقل فائدة هذه الاجتماعات؛ إن وجدت. قد يشعر بعض الأفراد لسبب أو لآخر أنه لا حاجة لانعقاد اجتماع. لذا من الأهمية بمكان أن تدرك بل وتحدد المشكلة، وتعمل جاهداً لحلها لكي تكون اجتماعاتك فاعلة.
الإدارة الضعيفة للاجتماع
لا بد أن تخضع الاجتماعات للتوجيه بواسطة شخص واحد مؤهل ولديه قدرة في التأثير على الآخرين، وفي حالة انعدام هذا الشخص تفقد الاجتماعات أهدافها، وتتحول إلى شجار دون نتيجة، ولكي يكون الشخص قادراً على إدارة الاجتماع عليه بما يلي:
01 الالتزام بجدول أعمال الاجتماع وتوجيه المشاركين إليه.
02 تشجيع المشاركين على طرح وجهة نظهرهم وآرائهم.
03 ضبط وقت النقاش حتى يطغى على الوقت اللازم.
04 إنهاء الاجتماع بخلاصة، وتوزيع المهام على الأشخاص.
05تدوين وقائع الاجتماع وما تم تقريره؛ حتى ينتفي اللبس.
النقص في تنظيم الاجتماع
يعتمد نجاح أي اجتماع على وجود التنظيم والعكس صحيح، وبسبب عدم تنظيم الاجتماع سيحدث ما يلي:
01 لن يتمكن المشاركون من تحضير أنفسهم بالشكل المطلوب.
02 عدم وجود جدول زمني؛ بمعنى انتهاء الاجتماع بتعب المشاركين.
03 يتم ترديد الموضوع ذاته عدة مرات.
04 تشكيك المشاركين من هدف الاجتماع ودورهم فيه.
عدم تقدير الاجتماع بجديه
يلعب المشاركون في الاجتماع دوراً كبيراً في تحديد أهمية الاجتماع، ومن مظاهر عدم الجدية في الاجتماع.
01 إرسال شخص بديل لحضور الاجتماع.
02 عدم المشاركة في الاجتماع؛ لأنه مضيعة للوقت.
03 عدم التحضير لجدول الأعمال.
04 التكلم والانشغال بالهاتف النقال خلال الاجتماع.
05 عدم إحضار وتوفر المعلومات المطلوبة في الاجتماع.
06 عدم حضور الأشخاص المعنيين بالاجتماع.
الظروف الصعبة
قد تسهم بعض الظروف الصعبة في جعل الاجتماعات أقل نفعاً وفائدة مما يجب، مثل عدم توفر وسائل الراحة والتركيز، والمناقشات الطويلة دون فترة راحة، ووصول بعض المشاركين متأخرين، والذين يثرثرون مع بعضهم خلال الاجتماع .
الحاجة للاجتماع
من المفيد دائماً أن يسبق عقد الاجتماع التساؤل عن الهدف من هذا الاجتماع وما مدى الحاجة له؟
الفصل الثاني
فهم ما يحصل في الاجتماعات
تتباين الاجتماعات من حيث سرعتها وحدتها وظروفها وأهدافها ونوعية المشاركين فيها، ولكي تكون الاجتماعات أكثر فعالية يجب أن تمر بأربع مراحل هي:
01 تشكيل الاجتماع: يتعرف المشاركون على مواقف بعضهم لبعض.
02 المرحلة العاصفة: يختبر المشاركون بعضهم من خلال المناقشات والتحديات.
03 مرحلة التطبيع: الوصول إلى التسويات، ووضع التحالفات لتتجه الأمور إلى الأمام.
04 مرحلة النتائج: الانتهاء إلى نتائج فعالة، ومؤثرة ومرضية للمشاركين.
ديناميكية المجموعة
ضع القرار الجماعي أفضل من القرارات الفردية وسبب هذا هو الفريدة الاجتماعية للمجموعة.
الفصل الثالث
تنظيم الاجتماع
تقاس نجاحات الاجتماعات بدرجة تنظيمها والتي تعتمد على:
نوع الاجتماع
قد تكون هذه الاجتماعات رسمية أو غير رسمية:
01 الاجتماعات الرسمية:
تكون هذه الاجتماعات مصاغة قانونيا،ً وتشتمل على جدول عمل وتقارير وتوصيات وتصويت أعمال أخرى.
02الاجتماعات غير الرسمية:
تعتبر أقل ضوابط وقيودًا، ولا يعني هذا أنها أقل تنظيماً من الاجتماعات الرسمية، وتشتمل على قائمة بمواضيع المناقشة، ويتم تعيين مسؤول للاجتماع وتدوين قرارات الاجتماع، وتعتبر الاجتماعات غير الرسمية أكثر استرخاء من حيث طريقة إدارتها وسلوك المشاركين فيها.
مواضيع النقاش
يجب أن يكون لكل اجتماع جدول أعمال محدد، يعمل كدليل يبقي المشاركين على مسار معين؛ ليقلل من إهدار الوقت، ويتضمن جدول الأعمال هدف الاجتماع، وأسماء المشاركين، ومواضيع النقاش، وتاريخ الاجتماع التالي ... إلخ. وجدول الأعمال المقيد هو الذي يعطي إشارة للمشاركين بضرورة الوصول إلى القرار الذي يجب أن يتخذ؛ مع ضرورة إرسال نسخة من جدول الأعمال للمشاركين مسبقاً.
المشاركون في الاجتماع
كلما قل عدد المشاركين في الاجتماع كان ذلك أفضل؛ لأنه كلما زاد عدد المشاركين زادت الحاجة إلى مزيد من السيطرة والتحكم، ولا بد من أن يكون لكل مشارك في الاجتماع سبب لوجوده في الاجتماع؛ حتى يمكن لنا تقليص عدد المشاركين .
مكان عقد الاجتماع
يتطلب أي اجتماع - خصوصاً إذا كان كبيراً- لعوامل مهمة تتوفر في مكان الاجتماع، مثل: الحرارة المناسبة، والإنارة والتهوية، وتوفر الماء والشاي، والهدوء، وكذلك من أهم العوامل في مكان الاجتماع:
01 أن يكون كل مشارك قادراً على مشاهدة المشاركين الآخرين.