استفد من قاعدة 80/20 في إدارة الوقت
هو: أن تؤجل قيامك بمهامك الواجب عليك القيام بها، أو هو القيام بمهام ذات أولوية منخفضة بدلًا من إنجاز المهام ذات الأولوية العالية.
مخاطر التسويف
* من أكثر مضيعات الوقت خطورة.
* محبوب، قاتل.
* يخرج خطتك عن مسارها.
* يؤدي إلى تراكم الأعمال.
4-التسويف
معاول الهدم
1-حدد الأعمال التي تتجنب القيام بها وتؤجلها باستمرار ودوِّنها. 2- حدد الأعمال التي تقوم بها في وقت الأعمال التي تتجنبها أو تتهرب من تنفيذها (حدد أساليبك التى تؤجل بها الأعمال المهمة) .
3-ادرس الأسباب، واربط الأعمال بالمهمة والأهمية.
4-حفز نفسك وشجعها وكافئها على العمل.
5-ضع وقتا للانتهاء من كل مهمة.
6-قسم المهام الصعبة والكبيرة.
7-ابدأ الآن في العمل، لا تنتظر الإيحاء أو المزاج الملائم.
كيف تقضي على التسويف ؟
معاول الهدم
مضيعات الوقت البيئية:-
مضيعات الوقت الذاتية:-
الزوار- التليفونات- الاجتماعات واللجان- الانتظار- الطوارئ والمشكلات- التعامل مع الأوراق- الروتين والتعقيدات الإجرائية- الضوضاء،
الافتقار إلى التخطيط والتفويض- الفوضى- التسويف- عدم القدرة على الرفض- فقدان الرغبة والملل- الدردشة والثرثرة- الرغبة الزائدة في المثالية- حب الجدل،...
5 -مضيعات الوقت ما هى ؟
معاول الهدم
نصائح عامة
للتعامل مع الوقت
1-افهم دورك جيدًا واعرف ما هو المطلوب منك.
2-حدد أولويات لمهامك، وابدأ بالمهمة ذات الأولوية.
3-جهز قائمة بالأعمال التي تود أداءها في بداية اليوم، ودونها في ورقة واحدة بدلًا من عدة قصاصات.
4-أوجد مكانًا لكل شيء، واحفظ كل شيء في مكانه:
حتى لا يضيع جزء كبير من أوقاتنا في البحث عن أشياء موضوعة في مكان غير مكانها الصحيح.
5-ضع مواعيد نهائية للانتهاء من الأعمال.
6-تقسيم الأعمال الكبيرة:
قسمها إلى مراحل حتى تشعر بالإنجاز عند الانتهاء من كل مرحلة.
7-أنجز شيئًا كاملًا كل يوم:
حتى ولو كان صغيرا، فسوف يزيد من شعورك بالارتياح ويخفف من الإجهاد.
8-لا تقلق ولا تشتت ذهنك بالمهام القادمة:
فعدم القلق يحرر ذهنك ويجعلك تركز على المهمة الحالية.
9-ابحث دائما عن طرق لتحسين إدارتك الوقت:
لا ترض بالأمر الواقع.
10-استقطع وقتًا لتتزود فيه:
• ... خذ وقتا للتأمل أو التعبد أو الاسترخاء أو اللعب مع الأولاد.
11-طبق قاعدة 20% - 80%:
خصص الأوقات التي يكون مستوى طاقتك منخفضًا للأعمال الروتينية
واجعل أوقات ارتفاع طاقتك للمهام الهامة.
12-فوض:
لا تخش التفويض، ولكن اختر الشخص المناسب للمهمة المناسب واختر له مستوى التفويض المناسب.
13-افعل شيئًا منتجًا في أوقات الانتظار:
-اقرأ كتابا.
-خطط لمهام الغد.
-أجر اتصالا.
14-تدرج في تنفيذك للنصائح السابقة حتى يمكنك الالتزام بها.
أخيرًا قم الآن و…..
1)حدد واحدًا من الأنشطة الهامة غير العاجلة التى لها تأثير إيجابي على حياتك واعزم أمرك على أن تفعلها بانتظام من الآن.
2)أعد جدولًا لتنظيم وقتك طبقًا لأدوارك الهامة والأهداف والنتائج التي تريد الحصول عليها من كل دور، ثم حدد الأوقات الملائمة للتنفيذ.
3)اكتب كشفًا بالأعمال والمهام التى يمكنك تفويضها، وحدد الأشخاص الذين يمكن الوثوق بهم، ثم دربهم على عمل هذه الأشياء